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Social Intranet Analyse: Wie erfolgreich ist Zusammenarbeit online?

Wie erfolgreich ist mein Intranet? Zielsetzungen und Messbarkeit

Annika Willers · Digital Workplace Trends · vor 3 Monaten

Ohne vielfältige Informationen fällt es schwer, ein modernes Social Intranet richtig zu verwalten. Deshalb müssen Aktivitäten im Intranet messbar sein und die Plattform u. a. über ein Statistik-Dashboard verfügen. Dieses Dashboard gibt Aufschluss über die Zahl der Besucher und Aktivitäten im Intranet, zeigt Trends auf, weist die aktivsten Benutzer aus und macht deutlich, welche Gruppen oder Elemente am beliebtesten sind. Aus all diesen Daten und Zahlen können Sie ersehen, wie das Social Intranet genutzt wird (und wurde) und korrektive Maßnahmen ergreifen. Social Intranet Analyse Der Zweck der Daten ist nicht so sehr ihre Erhebung an sich, sondern die Analyse und die Möglichkeit, sie für Lenkungs- und Verbesserungsmaßnahmen zu nutzen. Sie messen im Prinzip, ob Sie zum Erreichen der zuvor festgelegten Intranet-Ziele Änderungen vornehmen müssen. Es ist wichtig, sich immer wieder an diesen Intranet-Zielen zu messen. Das klingt selbstverständlich und ist es natürlich auch. Denn wozu könnten all diese Informationen sonst dienen?

Die Nullmessung

Um den Erfolg des Social Intranets (wie beispielsweise besseres und einfacheres Zusammenarbeiten) belegen zu können, müssen Sie die Ziele des Intranets messbar machen. Dies beginnt mit der sogenannten Nullmessung, dem Ausgangspunkt, auf den sich die Folgemessungen beziehen. Auf diese Weise überwachen Sie den Fortschritt und können Verbesserungen wirkungsvoller analysiert werden.

Hauptaufgaben

Bei diesen messbaren Zielen geht es in erster Linie um eine möglichst intensive Nutzung. Die Ziele für eine aktive interne Community verhalten sich wie 55 : 40 : 5 (lesen : reagieren : Originalinhalte teilen). Dahinter kommen Effizienz- und Produktivitätsziele bei der täglichen Arbeit und auf längere Sicht auch die Mitarbeiterzufriedenheit. Wie messen Sie die Nutzung des Social Intranets? In absoluten Zahlen sind das alle Personen, die sich ab dem Nullpunkt einloggen und irgendetwas im Intranet tun. Um dieses „Irgendetwas“ zu konkretisieren, ist es ratsam, eine Liste der Hauptaufgaben zu erstellen. Was möchten Sie, dass die Mitarbeiter in Ihrem Social Intranet tun? Und umgekehrt: Was tun sie tatsächlich und was wollen sie tun? Verwenden Sie Zahlen Ihres alten Intranets oder lassen Sie die Projektgruppe eine Liste der wichtigsten Aufgaben erstellen. In diesem Zusammenhang ist eine groß angelegte Hauptaufgaben-Umfrage von 2016 unter 49.000 Arbeitnehmern interessant. Diese ergab ein Muster der 5 wichtigsten Kategorien:
  1. Über mich
  2. Kollegen finden und zusammenarbeiten
  3. News
  4. Über die Organisation
  5. Fachliche bzw. eigentliche Aufgaben.
Die Leistungen bezüglich der Hauptaufgaben – wie ursprünglich von Gerry McGovern vorgeschlagen – können auf unterschiedliche Weise gemessen werden: durch die Erstellung (quantitativer) Nutzungsstatistiken und durch regelmäßige (qualitative) Aufgabenleistungstests. Nutzungsstatistiken sind sehr wertvoll zur Ermittlung, wie gut eine Hauptaufgabe erfüllt wird (Besucherzahl, Dauer des Besuchs, Klickpfad während des Besuchs usw.). Die Aufgabenleistung zeigt dagegen die Gründe für ein bestimmtes Verhalten. Die Messungen können im Idealfall zu einem Social Intranet führen, das sich exakt mit diesen Hauptaufgaben deckt. Sie führen zu einer übersichtlichen Plattform, die dem Bedarf gerecht wird. Wenngleich die Ziele des Intranets für jede Organisation anders sein können, sind die grundlegendsten hier unten aufgeführt:

1. Beteiligung am Intranet

Social Intranet Analyse Übersicht Basismessung. % Teilnehmer/Benutzer* in einem bestimmten Zeitraum Datenerfassung. Die absolute Anzahl der Benutzer (sowie prozentual bezogen auf die Gesamtzahl der Benutzer) in einem bestimmten Zeitraum (variabel wählbar):
  • Content hinzufügen
  • Content bearbeiten
  • kommentieren/reagieren
  • liken/disliken
*Es ist wichtig herauszufinden, welche Parameter Sie benötigen. Definieren Sie die verwendeten Begriffe genau. Über Begriffe wie Benutzer und Teilnehmer kann leicht Unklarheit entstehen. Sind beide dasselbe? Wozu brauche ich diese Daten? Diese Statistiken, die regelmäßig überprüft und verglichen werden, machen Aussagen dazu, ob die Besucher die interaktiven und sozialen Aspekte Ihres Intranets nutzen oder nicht. Wer kann diese Daten gebrauchen? Das können Sie selbst entscheiden, aber im Prinzip sind diese Informationen für alle beteiligten Stakeholder interessant, vom Projektteam über HR, IT und (interne) Kommunikation bis hin zum Management. Was fange ich mit diesen Daten an? Aufgrund der Breite dieser Messung kann es sinnvoll sein, Benutzerbefragungen durchzuführen oder zusätzliche Daten zu erheben, vor allem wenn sich die Prozentsätze/Zahlen deutlich ändern. Mögliche Ergebnisse hierdurch sind:
  • zusätzliche Schulungen
  • Erstellung von mehr relevanten und interessanten Inhalten
  • mehr Unterstützung für Community Manager
  • Entwicklung gezielter Wege zur Stimulierung der Interaktion

2. Aktivste Benutzer

Social Intranet Analyse Beliebte Gruppen Basismessung. Eine Liste mit den Namen der aktivsten Benutzer. Datenerfassung. Identifizieren Sie unter Verwendung der Intranet-Beteiligung aus der Basismessung (siehe Punkt 1) die größten Nutzer, die zusammen 80 % der Intranet-Aktivität ausmachen. Wozu brauche ich diese Daten? Wer sind die Botschafter oder auch „Heavy User“? Als Faustregel gilt, dass 80 % der Inhalte von höchstens 20 % der Nutzer erstellt werden. Wenn Sie das Verhalten dieser Personen ändern, können Sie damit relativ schnell Veränderungen an Ihrem Intranet vornehmen. Wer kann diese Daten gebrauchen? Das Intranet-Team und der/die Community Manager. Was fange ich mit diesen Daten an? Es sind die Menschen, die am meisten von Ihrem Intranet überzeugt sind und dadurch Ihr wichtigster Verbündeter bei der Förderung der Intranet-Nutzung sein können. Schätzen Sie Ihr Engagement, erkennen Sie Ihren Beitrag an und lassen Sie sie mit gutem Beispiel vorangehen.

3. Interessanteste Beiträge

Social Intranet Analyse Beliebte Elemente Basismessung. Die Top 5 oder Top 10 der am meisten besuchten und damit interessantesten Diskussionen, Dateien oder Newsmeldungen auf Ihrem Social Intranet in einem bestimmten Zeitraum. Datenerfassung. Die individuellen Newsmeldungen/Themen mit den meisten Likes und/oder Kommentaren in einem bestimmten Zeitraum auswählen. Wenn die Zahl der Nachrichten sehr groß ist, können sie diese in Kategorien einteilen. Wozu brauche ich diese Daten? Sie sehen so, welche Art von Nachrichten am meisten Interesse weckt und am meisten gelesen wird. Wer kann diese Daten gebrauchen? Abteilungen oder Gruppen, die viele Nachrichten/Dateien generieren (z. B. interne Kommunikationsabteilung und HR). Was fange ich mit diesen Daten an? Sie können nach gemeinsamen Merkmalen suchen, um so interessante Inhalte erstellen zu können. Die Veröffentlichung interessanter Geschichten motiviert die Benutzer und bindet sie stärker an die Plattform. Social Intranet Analyse Reationen

Fazit: Mithilfe von Statistiken Ziele verwirklichen

Die modernen Statistik-Dashboards werden fortwährend um neue Möglichkeiten erweitert. Damit wird es einfacher, anhand der gewonnenen Informationen gezielt Veränderungen vorzunehmen, das Wissen zugänglicher zu machen, Mitarbeiter besser miteinander zu vernetzen und Geschäftsprozesse effektiver zu gestalten. Da jedes Social Intranet anders ist, sind auch die verwendeten Kennzahlen/Parameter für jedes Unternehmen anders. Was dagegen für alle gilt, ist die Möglichkeit, die Statistiken auf die zuvor definierten Intranet-Ziele auszurichten. Auf diese Weise sehen Sie, ob etwas geändert werden muss.