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Produktivität kickstarten mit Office 365 in Ihrem Social Intranet - Viadesk

Produktivität kickstarten mit Office 365 in Ihrem Social Intranet

Sophia Schrömbges · Tipps & Tricks · vor 3 Monaten

In den letzten Jahren wurde das digitale und web-basierte Arbeiten mit verschiedenen Anwendungen immer komplexer und ermöglicht eine nahezu unbegrenzte Vielfalt an Tools, die den Arbeitsalltag vereinfachen. Dies ist ein großer Fortschritt, der so noch vor ein paar Jahren nicht denkbar gewesen wäre. Anhand des Beispiels von Office 365 integriert im Social Intranet, wird die Wichtigkeit der Verknüpfung verschiedener Anwendungen erläutert.

Office365

Wenn Webanwendungen zum digitalen Arbeitsplatz führen

Der digitale Arbeitsplatz wird mehr und mehr zur Realität. Das Gefüge der verschiedenen Anwendungen hilft Ideen innerhalb des Unternehmens zu realisieren, kooperativer zu arbeiten und somit die Effizienz und Produktivität des Unternehmens zu steigern – im Optimalfall. Hat man also die verschiedenen (Web-)Anwendungen für allerlei Zwecke in Gebrauch, steht man vor dem nächsten Problem: den Überblick behalten. Es passiert schnell, dass die Anwendungen einzeln und nicht im großen Zusammenhang betrachtet werden. Will man also nachhaltig von der Digitalisierung und einem Digital Workplace profitieren, ist es notwendig die Zusammenhänge zwischen den Anwendungen zu betrachten und sie miteinander zu verknüpfen. Das Genie überblickt bekanntlich das Chaos und dies gilt auch für den digitalen Arbeitsplatz. Echte gesteigerte Produktivität und Effizienz entwickeln sich nur, wenn die Mitarbeiter einen guten Überblick über die ihnen zur Verfügung stehenden Tools haben, wissen wo sie entsprechende Informationen finden können und so den Durchblick behalten.

Office 365 und Social Intranets

Als Lösung etablieren sich integrierte Webanwendungen im Social Intranet mehr und mehr. Das Social Intranet stellt den perfekten Ausgangsort für alltägliche Webanwendungen dar, da sich hier die Mitarbeiter regelmäßig online aufhalten. Hier rufen sie die wichtigen Unternehmensnews auf, teilen Dokumente und tauschen sich aus. Der Nutzen dieser Plattform kann noch gesteigert werden, wenn den Nutzern erweiterte Möglichkeiten wie der direkte Zugriff auf Word oder Excel zur Verfügung gestellt wird.

Office 365 im Viadesk Social Intranet

In dem Social Intranet von Viadesk lässt sich im Grunde jedes beliebige System über die API einbinden. So können die Nutzer die Viadesk Plattform als eine Art Dashboard verwenden, worüber die relevanten Anwendungen eines Unternehmens auf einen Blick zugänglich sind. Dies bedeutet in erster Linie Zeitersparnis, denn die Mitarbeiter müssen nicht erst die relevanten Informationen für verschiedene Anwendungen zusammensuchen, sondern finden alles praktischerweise an einem Ort versammelt vor – und das obwohl es eine ganze Bandbreite an Tools gibt. Das Viadesk Social Intranet eignet sich hervorragend, um nachhaltiges Wissensmanagement zu betreiben. So können die Nutzer neben den Verknüpfungen zu relevanten Anwendungen hierfür gleichzeitig Anleitungen oder Wikis auf der Plattform aufrufen. Eine beliebte Anwendung, die im Viadesk Social Intranet eingebunden wird, ist Office 365. Dieses beliebte System erlaubt es den Menschen problemlos an Dokumenten arbeiten zu können, Termine zu vereinbaren und zu kommunizieren. Durch die Verbindung mit dem Viadesk Social Intranet wird ein zentraler digitaler Arbeitsplatz geschaffen, von dem die Apps und Systeme von einem Ort aus erreichbar und ersichtlich sind. So haben die Mitarbeiter die Möglichkeit Informationen und geteiltes Wissen in einer sicheren Umgebung aufzuheben, in der die persönlichen Daten gesichert und leicht auffindbar sind.

Office 365 und Viadesk: ein praktisches Beispiel

Die Verknüpfung zwischen Office 365 und Viadesk Social Intranet wird auf der Startseite sichtbar. Durch Widgets, die sich individuell anpassen und auf der persönlichen Startseite verschieben lassen, hat der Nutzer schnellen Zugriff auf verschiedenste Office Funktionen wie SharePoint, den Outlook Kalender oder das Mail-System. Hat sich der Nutzer einmal durch das Social Intranet bei Office 365 angemeldet, updaten sich die Widgets durch erneutes Klicken beim Öffnen des Social Intranets. Klickt der Nutzer nun auf eine eingegangene E-Mail, die im Widget angezeigt wird, wird er direkt auf die Outlook-Inbox weitergeleitet.

Startseite

SharePoint kann auch in Gruppen eingebunden werden. Klickt der Nutzer hier auf die SharePoint Verknüpfung im Menü der Gruppe, werden ihm nur die Ordner und Dokumente angezeigt, auf die er Zugriff hat. Das heißt, wenn eine SharePoint Verknüpfung in einer Gruppe eingerichtet wird, werden den unterschiedlichen Gruppen-Teilnehmern die individuell freigegebenen Dokumente im entsprechenden Ordner angezeigt.

SharePoint

Öffnet man verschiedene Dateien ist es möglich diese direkt in Viadesk zu bearbeiten. Neben dem jeweiligen Excel-, Word- oder PowerPoint-Dokument befindet sich ein entsprechender Button, wie zum Beispuel „Bearbeiten in PowerPoint“, welcher es einem ermöglicht Änderungen direkt vorzunehmen.

PowerPoint

So dient Viadesk als Schnittstelle zweier Anwendungen: dem Social Intranet selbst, auf dem Mitarbeiter zusammenkommen, kooperieren sowie arbeiten und Office 365, dem etablierten System, welches zur Kommunikation, Austausch und Bearbeitung verschiedener Dokumente dient. Der Vorteil hier ist, dass die Anwendungen durch die Zentralisierung in Zusammenhang gebracht werden können und nicht mehr als unabhängige Einheiten vor sich hin existieren.

Unser Office 365 Integrationspaper zum Download

Möchten Sie mehr über die Office 365 Einbindung im Viadesk Social Intranet erfahren? Hier finden Sie Details dazu zum Download: