Ein modernes Social Intranet verbindet Menschen, Informationen, Prozesse. Mitarbeiter und Externe können hier auf intuitive Weise miteinander kommunizieren, zusammen arbeiten und Wissen austauschen. Das Intranet ist mobil, garantiert Sicherheit von Dokumenten und persönlichen Daten und ist einfach und flexibel mit anderen Tools und Systemen kombinierbar. Willkommen bei Viadesk!
Viadesk Social Intranet ist eine SaaS-Plattform (Software-as-a-Service). Hier können Sie unmittelbar starten, ohne Sorgen über Installation (und damit verbundene Kosten), IT-Management, Updates und Wartung. Durch die Cloud-Lösung erhalten Sie größtmögliche Effizienz und Kosteneffektivität und vor allem: Flexibilität. Jeder Mitarbeiter kann jederzeit und an jedem Gerät auf die Plattform zugreifen und übergangslos mit anderen zusammen arbeiten.
Schaffen Sie eine optimale und langlebige Zusammenarbeit Ihrer Mitarbeitenden, indem Sie es ihnen ermöglichen, auf intuitive Weise Informationen und Erfahrungen auszutauschen, Fragen zu stellen, Projekte zu starten und Dokumente zu bearbeiten. Dabei muss die Zusammenarbeit nicht intern bleiben: nehmen Sie auch externe Teilnehmer in Ihrer Online-Zusammenarbeit mit!
Ob Bericht der Direktion oder Chat zwischen Mitarbeitenden: gute Kommunikation ist der Schlüssel zum Erfolg. Im Social Intranet finden sich einzelne Mitarbeiter:innen, Teams, Projektgruppen, Management und Direktion. Falls gewünscht auch Externe. Praktisch auch für die neuen Mitarbeitenden, denn im Intranet sind sie rasend schnell integriert.
Informationen sind überall, aber wie kann sie der, der sie grade braucht, auch direkt finden? Das Social Intranet Viadesk macht Wissen zugänglich, indem es Dokumente dort speichert, wo sie jeder finden kann – jederzeit. Greifen Sie auf das Wissen von Experten zurück um die tägliche Arbeit einfacher zu gestalten und geben Sie selbst an, über welches Wissen Sie verfügen! So kann jeder einfacher arbeiten, schneller, genauer und zufriedener.
Ihr Intranet ist das Herzstück Ihrer Organisation! Hier kommen alle Mitarbeitenden zusammen und teilen Informationen miteinander. In dieser zentralen Umgebung sind alle gleich – Hierarchieunterschiede spielen hier keine Rolle! So richtet sich auch jede:r Teilnehmer:in seine Oberfläche selbst ein. Der Employee Experience sind somit keine Grenzen gesetzt.
Verbinden Sie Menschen und Systeme miteinander. Die integrierte Technik von Viadesk sorgt für eine direkte Koppelung mit anderen Tools und Systemen und macht Ihre ICT Umgebung anpassbar, flexibel und stark. Dabei soll die Gebrauchsfreundlichkeit natürlich nicht verloren gehen. Zentrale Authentifizierungsquellen sorgen für einfaches Einloggen für jeden Benutzer.
Mit den Viadesk Apps für iPad, iPhone und Android steht auch der mobilen Zusammenarbeit nichts mehr im Wege. Wo Nutzer:innen auch sind, sie haben immer Zugang zu Dokumenten und Terminen: im Büro, zuhause oder unterwegs. Die Viadesk App können Sie hier direkt herunterladen (via App Store oder Google Play).
Eine zuverlässige Plattform ist essenziell. Bei Viadesk stehen Sicherheit und Privatsphäre an erster Stelle. Mit verschiedensten Diensten sorgen wir für zuverlässigen Datenschutz und Uptime, jetzt und in der Zukunft! In unserem Sicherheitsleaflet sind alle Maßnahmen und Zertifizierungsgrundlagen zusammengefasst.
Ein Social Intranet bietet alle Funktionen und Vorteile des klassischen Intranets: Es bietet einen sicheren Speicherort für alle relevanten innerbetrieblichen Daten und verhilft zur Bündelung und Beschleunigung der innerbetrieblichen Kommunikation.
Es sorgt für eine bessere Erreichbarkeit aller Mitarbeiter:innen und erleichtert die Kooperation zwischen ihnen. Alle Abteilungen können auf dieselbe Datenbank zurückgreifen und die betrieblichen Abläufe können optimiert werden. Nicht zuletzt garantiert ein Intranet unternehmerische Datensicherheit und gesetzlichen Datenschutz.
Bei einem Social Intranet steht darüber hinaus der soziale Aspekt der digitalen Kollaboration in einem besonderen Fokus. Das Social Intranet ergänzt die klassischen Funktionen eines Intranets um eine Vielzahl von Kommunikationsmöglichkeiten aus dem Web 2.0, wie Blogposts, Gruppen, Chats, Profilseiten für Teammitglieder, Kalender und Benachrichtigungen. Das macht das Social Intranet zur idealen Kollaborationsplattform für zeitgemäße Unternehmen, in denen die Digitalisierung praktiziert wird. Diese Social Collaboration ermöglicht den Mitarbeiter:innen eine direktere und effektivere Kommunikation, was zu einer Verbesserung der innerbetrieblichen Workflows führt.
1) Verbesserte abteilungsübergreifende Zusammenarbeit
E-Mails sind trotz ihrer Vorteile nicht das ideale Werkzeug für die interne Korrespondenz, da die Nachrichten leicht unter einem Berg anderer E-Mails verloren gehen.
Wenn jede:r Mitarbeiter:in des Unternehmens hingegen nur eine Chatnachricht oder ein Social Tag entfernt ist, ist effektive Kommunikation ein Kinderspiel.
Social Intranets trennen die interne von der externen Kommunikation und ermöglichen es den Teammitgliedern, bei Bedarf problemlos große Dateien zu senden und schneller aufeinander zu reagieren.
Zudem etablieren Social Intranets auch immer einen besonderen Community-Aspekt, in dem Mitarbeiter:innen dazu ermutigt werden, Ideen auf transparente und kreative Art und Weise auszutauschen.
2) Alle sind unmittelbar in Reichweite
Ein Social Intranet macht es einfach, Inhalte und Dateien, aber auch Kolleg:innen zu finden – für ein Feedback zu einem Projekt, einen Rat oder eine schnelle Frage. Auch außerhalb des eigenen Netzwerks lassen sich ganz einfach Kolleg:innen finden – zum Beispiel über die Suche nach Namen, Abteilung, Position oder Expertise. Wenn man die richtige Person dann gefunden hat, kann direkt auf ihrer Profilseite ein Chat begonnen werden.
3) Einfache Verfügbarkeit
Egal ob im Büro oder unterwegs, die Mitarbeiter:innen können immer auf das Social Intranet zugreifen. Vor Ort bei einem Kunden oder zu Hause. Und dabei spielt es keine Rolle, welches Gerät sie verwenden: Computer, Tablet oder Handy. Ein Social Intranet bietet die Freiheit, zu arbeiten wann, wo und wie man will.
4) Persönliche und relevante Informationen
Unternehmensnachrichten, Projektupdates, Arbeitsanweisungen, Veranstaltungen, all diese wichtigen Informationen sind in einem sozialen Intranet leicht zu finden. So sind alle stets auf dem Laufenden. Und: sie sehen nur, was sie sehen wollen.
Beim ersten Login bietet das Social Intranet den Mitarbeiter:innen eine Auswahl relevanter Gruppen, denen sie beitreten können – und sie können später jederzeit anderen Gruppen beitreten oder auch selbst eine erstellen.
Aufgrund dieser Gruppenstruktur sehen die Mitarbeiter:innen nur Inhalte, die für sie auch tatsächlich relevant sind. Und sie können entscheiden, wie die Informationen bereitgestellt werden: sie bestimmen, wie und wo sie auf Ihrer Homepage platziert werden und können entscheiden, welche Benachrichtigungen sie erhalten möchten.
5) Wichtiger Schritt für die Digitalisierung von Unternehmen
Die bereits beschriebenen Vorteile tragen zur Funktion des Social Intranets als Katalysator für die digitale Unternehmenskultur bei. Mithilfe der Single Sign-on Technologie können sich die Mitarbeiter:innen im Social Intranet anmelden, welches als Einstiegspunkt in die Teamkommunikation und gleichzeitig in alle weiteren wichtigen Softwareapplikationen dient. Die plattformübergreifende Technologie macht das Social Intranet zur optimalen Arbeitsplattform für den Digital Workplace.
Die Möglichkeiten und Funktionen von Social Intranet Lösungen sind vielfältig. Im Unterschied zum klassischen Intranet sind Mitarbeitende im Social Intranet angehalten, sich proaktiv zu verhalten, indem sie kommentieren, eigene Dokumente hochladen oder einanders Versionen bearbeiten. Somit steht die Kommunikation zwischen den Mitarbeitern an oberster Stelle.
Konstruktives Miteinander: Die Möglichkeit alle Beiträge kommentieren zu können, gehört zur Grundfunktion einer Social Intranet Lösung. Dadurch können konstruktive Diskussionen entstehen, welche an zentraler Stelle gesammelt sind. Hinzu kommen Möglichkeiten zum Einbringen eigener Beiträge wie Nachrichten, Wikis, Projektdokumentationen und Guidelines, auch informeller Art wie Vlogs und Anekdoten in der Kaffeegruppe. Das gibt den Mitarbeitenden mehr Transparenz, Vertrauen und Verantwortung.
Auch die abteilungsübergreifende Kommunikation wächst mithilfe eines Social Intranets. In Gruppen oder Foren können sich die Mitarbeiter:innen standort- und abteilungsübergreifend austauschen und sich dabei sicher sein, dass nur ausgewählte Personen mitmachen und mitlesen können (Stichwort: Sicherheit).
Besonders in Start-ups und jüngeren Unternehmen haben Social Intranets mit ihrer interaktiven Bottom-Up-Kommunikation das klassische Intranet ersetzt. Da jedes Social Intranet so individuell wie sein Unternehmen gestalten werden kann, sind die Nutzungsmöglichkeiten vielfältig.
Trotz seiner vielen Vorteile hat das Social Intranet auch seine Schwächen.
Das beginnt damit, dass mit jedem User das Risiko steigt, dass unbefugte Zugriff auf das Social Intranet bekommen.
Das Risiko kann aber durch Verschlüsselung, Strong Password Policies und VPN Tunnel reduziert werden.
Der Aufbau eines Social Intranets ist zeitintensiv, da das Wissen erstmal aufgebaut und aufbereitet werden muss.
Damit ist es eine Investition, die sich am Ende durch den hohen Nutzen bewährt.
Es kann sein, dass es eine gewisse Zeit dauert, bis sich die Mitarbeiter:innen an das neue System und die neue Art zu kommunizieren gewöhnt haben.
