Eine zentrale Plattform

In den letzten Jahren gab es diverse Social-Media Initiativen – an sich prima, jedoch entstanden hierdurch Gruppen, die sich nach Stadtteil oder Zuständigkeit aufteilten. Laut Projektleiterin Anna-Claire Frank sind Mitarbeiter dadurch schlechter vernetzt und nicht deutlich für einander sichtbar oder erreichbar.

So entstand das Bedürfnis nach einer uniformen, zentralen Arbeitsumgebung, die über Arbeitsebenen und Organisationsgrenzen hinaus geht und in der Mitarbeiter ortsunabhängig mit einander in Kontakt treten und Wissen und Ideen austauschen können. Dabei soll selbstverständlich auch die Produktivität bei der Arbeit erhöht werden. Anna-Claire Frank meint dazu: „Diesen Ort haben wir mit Viadesk gefunden.“

Eine sichere Cloud-Lösung

Die Plattform wird gemeindeweit als Social-Media Tool eingesetzt. Darüber hinaus ist sie eine gesicherte Umgebung, in der ganz Amsterdam seine Bedingungen erfüllt sieht. Dies war laut Anne-Claire Frank vor allem auch eine technische Herausforderung: „Wie gesagt, benutzte die Gemeinde verschiedene soziale Tools die unabhängig von einander entstanden sind. Hierdurch haben sich jedoch unterschiedliche Herangehensweisen und Vereinbarungen ergeben. Wir wollten nun eine einzige Plattform in Form von Software-as-a-Service, die alle bisherigen Plattformen ersetzt.“

Das Netzwerk integriert

Durch Koppelung des sozialen Netzwerk-Tools von Viadesk an das bisherige Intranet der Gemeinde Amsterdam wird eine Arbeitsumgebung kreiert, auf der Direktion, Mitarbeiter, Externe, Projekt(teil)gruppen und Partnerorganisationen auf übersichtliche Art und Weise Berichte, Entwürfe und andere relevante Dokumente miteinander teilen. „Mit Viadesk ist das sehr einfach. Endlich haben wir eine Plattform, auf der unsere Leute Fragen, Ideen und Vorhaben miteinander austauschen.“