Home Office Zwang und die Auswirkungen auf die Zukunft der Arbeitswelt

Sina Burghardt · Digital Workplace Trends · 2 Monaten ago

„Zuhause arbeiten – wie soll das denn funktionieren?“ „Wie soll ich denn kontrollieren, ob meine Mitarbeiter arbeiten?“ „Aber man muss doch im Büro sein!“ „Zuhause sind die Mitarbeiter doch nur abgelenkt und mit anderen Dingen beschäftigt!“

So oder so ähnlich sahen wohl die Vorbehalte vieler Geschäftsführer gegenüber Home Office Regelungen aus. Und jetzt? Plötzlich ziehen ganze Unternehmen in Home Offices um. Wegen der Corona-Krise werden die Vorbehalte auf einen Schlag nicht mehr so wichtig genommen. Ist jetzt die Zeit, in der Unternehmen die Vorteile von Home Office Regelungen – für beide Seiten: Unternehmen und Mitarbeiter – zu schätzen lernen?

Home Office

Ich arbeite in einem Unternehmen, in dem es bereits vor der Krise Home Office Regelungen gab. Wir sind also gut für die Umstellung vorbereitet. Dennoch gibt es neue Herausforderungen, wenn nicht nur einzelne Kollegen einzelne Tage von zuhause arbeiten. Jetzt sind wir alle zuhause und niemand im Büro.

In diesem Artikel möchte ich einen Vergleich ziehen zwischen freiwilligen und flexiblen Regelungen und einer „aufgezwungenen“ Entscheidung, von zuhause zu arbeiten. Welche Chancen und Hindernisse bietet uns die aktuelle Situation?

Voraussetzungen geschaffen oder ins kalte Wasser geschmissen?

Bisher war Home Office in Deutschland zwar durchaus bekannt, jedoch nicht im momentanen Ausmaß. Laut einer Studie des Instituts für Arbeitsmarkt- und Berufsforschung (IAB) aus dem vergangenen November arbeitet nur rund ein Zehntel der Beschäftigten zeitweise im Home Office. Die Studie wirft auch einen Blick auf Betriebe und ob diese mobiles Arbeiten anbieten oder unterstützen. Sie kommt zu dem Schluss, dass nur rund 12 Prozent der Beschäftigten die Möglichkeit haben, von zuhause oder mobil zu arbeiten. Kein Wunder also, dass viele Unternehmen zurzeit Neuland betreten.

Ein Grund sind wohl Unternehmensstrukturen. Home Office Regelungen beruhen zu einem gewissen Grad darauf, dass die Vorgesetzten Vertrauen in Ihre Mitarbeiter und deren Arbeitsdisziplin haben. In Deutschland herrscht Präsenzkultur, viele Führungskräfte haben das Gefühl, durch Anwesenheit im Büro, die Arbeitsleistungen der Mitarbeiter einschätzen zu können. Zudem gehen sie davon aus, dass die Leistung im Büro höher liegt. Das spiegelt auch die Antwort der Beschäftigten wider: Zwei Drittel geben an, nie zuhause zu arbeiten da ihren Vorgesetzten die Anwesenheit am Arbeitsplatz wichtig ist.

Bei uns sieht das wie gesagt anders aus. Einige Kollegen arbeiten regulär von Zuhause und kommen nur einmal im Monat ins Büro. Andere haben einen festen Home Office Tag. Und für alle gilt: nach Absprachen sind flexible Tage im Home Office problemlos möglich. Ich habe vergangenen Sommer sogar mit Zeitverschiebung aus Kanada arbeiten können, aber dazu später mehr. Wir sind ohnehin erprobt im Online-Zusammenarbeiten, da unsere Teams in Köln und Amsterdam sitzen. Und jetzt stehen auch viele andere Unternehmen vor der Entscheidung, ob sie den Kontrollverlust in Kauf nehmen, ihre Beschäftigten ins Home Office schicken – alle Mitarbeiter. Denn das Risiko, dass sich die Mitarbeiter untereinander anstecken und dann keiner mehr arbeitet, wiegt schwerer.

Die technischen Voraussetzungen müssen geschaffen werden

Aber neben der Unternehmenskultur müssen auch die technischen Voraussetzungen gegeben sein. Bei uns hat jeder Mitarbeiter seinen eigenen Laptop – inklusive Datensicherheit. Das ist nicht in jedem Unternehmen gegeben. Eine repräsentative Umfrage unter Angestellten ergab kürzlich, dass zwar 45,3 Prozent davon ausgehen, ihr Arbeitgeber sei technisch dazu in der Lage, Home Office zu ermöglichen. Dahingegen stehen aber 45,7 Prozent, die ihren Arbeitgeber als nicht bereit einschätzen.

Wenn innerhalb von Tagen auf Arbeit von zuhause umgestellt wird, dann sind häufig natürlich nicht die optimalen Bedingungen gegeben. Der Arbeitsplatz zuhause muss erst noch eingerichtet werden. Die technische Infrastruktur steht zur Ermöglichung der Arbeit von Zuhause ganz oben. Ohne Ausstattung mit Laptops, die datensicher sein müssen, wird das Arbeiten nahezu unmöglich. Die Mitarbeiter müssen teilweise lernen, mit neuen Programmen umzugehen. Meetings finden jetzt als Videokonferenzen statt. Die Zusammenarbeit erfolgt ausschließlich online und per Telefon.

Mit Zeitverschiebung aus Kanada vs. Social Distancing im Home Office

Mittlerweile habe ich ziemlich viel Erfahrung was das Arbeiten von Zuhause angeht. Wie bereits erwähnt, hatten wir bisher schon die Möglichkeit, flexibel von Zuhause zu arbeiten. Und im vergangenen Sommer habe ich ausprobiert, wie die Online Zusammenarbeit innerhalb unseres Teams mit Zeitverschiebung funktioniert. Resultat: Es klappt hervorragend.

Wo liegt also der Unterschied zur momentanen Situation? Ich glaube, es ist vor allem die Zeit innerhalb der eigenen Wohnung. In Kanada habe ich meine Arbeitszeiten ein wenig angepasst, um die gemeinsame Arbeitszeit mit meinen Kollegen zu maximieren. Ich war 6 Stunden zurück, wir haben dennoch 5 Stunden zeitgleich gearbeitet. Zwar habe ich zweieinhalb Wochen mobil gearbeitet und war nicht im Büro, aber meine Kollegen waren dort. Und ich war in Kanada, am Nachmittag sozusagen im verlängerten Urlaub.

Normalerweise wechseln sich Home Office Tage – oder im Beispiel Kanada Zeiträume – mit Anwesenheit im Büro ab. Absprachen und Meetings finden dann statt, wenn die Kollegen alle im Büro sind. Jetzt jedoch ist jeder zuhause und nicht nur an einzelnen Tagen. Wir sind mittlerweile in Woche 7. So hatten wir uns das Frühjahr und die Zusammenarbeit wohl nicht vorgestellt – ausschließlich digital. Mal ganz abgesehen von weiteren Herausforderungen in dieser Krise: Kinder, die zuhause unterrichtet werden müssen; Partner, die ebenfalls im Home Office sind und womöglich zeitgleich eine Telefonkonferenz haben; kein fester (ergonomischer) Arbeitsplatz. Die Grenzen zwischen Berufs- und Arbeitsleben verschwimmen in diesen Zeiten wohl mehr als jemals zuvor.

Bei alldem sollten wir aber nicht vergessen, dass Home Office uns auch Vorteile bringt. Nach der ersten Woche, die wir wohl alle zur Eingewöhnung brauchten, haben sich die Prozesse und die Zusammenarbeit wieder normalisiert. Absprachen mit den Kollegen gehören genauso zum Arbeitsalltag im Home Office wie auch im Büro. Die Kommunikation erfolgt zwar online, aber die Inhalte bleiben die gleichen. Wir führen unser Team-Meeting zum Wochenbeginn genauso fort wie sonst auch. Und wichtig sind auch im Home Office die Pausen, wieso nicht mal eine Mittagspause mit den Kollegen per Videokonferenz verbringen? Oder die Kaffeepause virtuell zusammen verbringen?

Home Office für zufriedene Mitarbeiter

Menschen, die mobil und von Zuhause arbeiten können und deren Unternehmen Home Office Regelungen akzeptieren, sind zufriedener. Das bestätigen zahlreiche Studien. Die Vereinbarkeit von Berufs- und Privatleben – work life balance – steht hoch im Kurs. Vor allem bei den jüngeren Generationen, die immer mehr in den Arbeitsmarkt eintreten. Die Vertreter der Generation Z geben in Studien sogar zu mehr als der Hälfte an, Jobs abzulehnen, bei denen keine flexiblen und ortsunabhängigen Arbeitsregelungen angeboten werden. Zufriedene Mitarbeiter führen langfristig auch zu erfolgreicheren Unternehmen, denn die Mitarbeiter bleiben und die Neurekrutierung ist gesichert.

Die Befürchtung, dass Zuhause weniger gearbeitet wird als im Büro, wird auch in Studien entkräftet. Zum Teil ist das Gegenteil der Fall: es wird produktiver gearbeitet als im Büro. Mitarbeiter machen weniger Pausen, arbeiten länger und sind darüber hinaus sogar zufriedener. Was will man als Unternehmer mehr?

Fazit

Begreifen wir die Krise als Chance! Wir sind gerade alle in eine Situation gezwungen worden, auf die wir teilweise nicht (ausreichend) vorbereitet waren. Die Unfreiwilligkeit und Kurzfristigkeit der Home Office Regelungen führt dazu, dass wir uns erst langsam an die Situation anpassen. Wenn wir uns nicht sträuben und versuchen, die Vorteile wahrzunehmen, können wir uns mit der Situation anfreunden. Strukturen müssen überarbeitet und angepasst werden. Wir haben die Chance, selbst zu erfahren, welche Möglichkeiten digitale Tools und Techniken uns bieten.

Die Vorgesetzten können lernen, dass Kontrollverlust gar nicht so schlimm ist wie sie dachten. Und dass sie sich auf ihre Mitarbeiter und deren Arbeitsmoral verlassen können. Und ganz nebenbei können wir noch etwas für die Umwelt tun: denn nicht jedes Meeting, jede Fortbildung und jedes Interview müssen zwingend vor Ort geführt werden. Auch ohne lange Anreise und per Videokonferenz, E-Learning oder Telefonat, können dieselben Ergebnisse erzielt werden.

Nutzen wir diese Chance und kommen weg von der vorherrschenden Präsenzkultur. Hin zu mehr Flexibilität und remote work.

Dieser Artikel erschien zuerst bei SCM Online.