Home Office, wie funktioniert das?

Hans Koekkoek · Digital Workplace Trends · Zuletzt aktualisiert am 11. Januar 2021

Heute Morgen erhielt ich eine E-Mail von Timo Rein. Es kommt zwar häufiger vor, dass ich Mitteilungen von mir unbekannten Personen erhalte, doch eine Mitteilung vom CEO ist nicht gerade alltäglich. Herr Rein ist der Geschäftsführer von Pipedrive, dem CRM-System, das wir bei Viadesk nutzen. Ein praktisches Tool. Er teilt darin mit, dass seine Mitarbeiter wegen des Coronavirus diese Woche zuhause arbeiten und erklärt, wie sie ihren Kunden weiterhin optimal zur Verfügung stehen. Herr Rein beginnt seine E-Mail mit der Hoffnung „this note finds you safe and well“. Das mag vielleicht etwas dramatisch klingen, doch mir gefällt die Absicht seiner Nachricht: Kunden in Krisenzeiten informieren und unterstützen. In diesem Rahmen möchte auch ich einen kleinen Beitrag leisten und über das Home Office und die Herausforderungen, die dies für Mitarbeiter und Unternehmen mit sich bringt, schreiben.

home office

37 % arbeiten bereits regelmäßig von zu Hause aus

Zunächst einige Zahlen. Die Zahl der Mitarbeiter, die (gelegentlich) zu Hause arbeiten, ist von 2,8 Mio. im Jahr 2013 auf 3,3 Mio. im Jahr 2018 gestiegen. Den aktuellen Zahlen des niederländischen statistischen Zentralamts CBS zufolge sind dies 37 Prozent der aktiven berufstätigen Bevölkerung. Die größte Gruppe darunter sind Mitarbeiter, die gelegentlich zu Hause arbeiten (2 Mio.). Die Arbeit vom heimischen Schreibtisch aus ist in den Niederlanden vor allem in Gebieten beliebt, in denen die Mitarbeiter lange Reisezeiten bis ins Büro in Kauf nehmen müssen. So soll in den Regionen Amsterdam, Gooi und Vecht sowie in Utrecht inzwischen schon fast die Hälfte der Mitarbeiter bisweilen das Home Office nutzen. Es hat sich also schon relativ gut eingebürgert.

Die Niederlande sind den Zahlen von Eurostat zufolge in Europa führend in Bezug auf das Home Office. Das liegt nicht nur an der großen Zahl der Selbstständigen (1 Mio.), sondern auch daran, dass immer mehr Unternehmen ihren Mitarbeitern die Wahl lassen, ob sie zu Hause oder im Büro arbeiten möchten. Ein anderer Grund kann sein, dass es in den Niederlanden sehr schnelles Internet gibt und dass nahezu jeder über ein Smartphone, Laptop oder einen Computer verfügt.

Für ein gutes Home Office braucht es jedoch mehr als nur ein Endgerät. So benötigen Sie außer einer guten Internetverbindung auch Technologie, die das Arbeiten von zu Hause aus ermöglicht. Beispiele sind die Nutzung von Apps und Tools für Zusammenarbeit, Wissensaustausch und Kommunikation. Clevere Systeme, die Prozesse organisieren und die beispielsweise die (gemeinsame) Bearbeitung von Dokumenten in der Cloud ermöglichen. Im letzten Teil dieses Blogs erfahren Sie mehr dazu.

Home Office nicht nur in Krisenzeiten

Die plötzliche Notwendigkeit, zu Hause zu arbeiten, ist nicht neu. So empfahl die niederländische Verkehrsbehörde Rijkswaterstaat bereits am 11. Oktober 2017, aufgrund des erwarteten Schneefalls, auf Home Office umzusteigen. 2011 blieben nach der Atomkatastrophe in Fukushima unzählige Japaner zu Hause, um sich nicht radioaktiver Strahlung auszusetzen. In Japan – wo Home Office nahezu unbekannt war – war dies der Anstoß für einen Kulturwandel. Obwohl in den Niederlanden bereits viel Erfahrungen mit dem Arbeiten von zu Hause aus gesammelt wurden, sorgt das Coronavirus für eine Beschleunigung dieses Prozesses, der vielen Menschen Kopfzerbrechen bereitet. Denn Home Office, wie geht das eigentlich? Mir ist klar, dass ich nicht alle Fragen klären kann, aber die folgenden Tipps sind sicher hilfreich.

5 Tipps für das Home Office

1. Zu Hause arbeiten ist kein Urlaub – Fangen wir einmal ganz streng an: Zu Hause arbeiten ist kein Urlaub! Auch wenn es sich möglicherweise so anfühlt. Man braucht schließlich nicht so früh aufzustehen, um sich dann rechtzeitig in den morgendlichen Stau einzureihen. Stattdessen kann man in aller Ruhe aufstehen, die Zähne putzen und sich dann vom Bett zum Sofa schleppen. Und ehe man es sich versieht, sitzt man acht Stunden lang im Schlafanzug herum. Glauben Sie mir, so funktioniert es nicht. Vergessen Sie also nicht, dass es ein ganz normaler Arbeitstag ist, auch wenn sich die Umstände geändert haben.

2. Wählen Sie sich einen geeigneten Platz zum Arbeiten aus – Sie können sich auf dem Sofa niederlassen, im Wohnzimmer oder bei gutem Wetter im Garten. Besser ist jedoch ein fester Arbeitsplatz im Haus, möglichst mit einem Schreibtisch, einem Schrank, einem guten Stuhl, guter Beleuchtung und der Kaffeemaschine in der Nähe. So in etwa. Ein Ort, den auch die Mitbewohner als Arbeitsplatz erkennen. Ist die Tür geschlossen, dann wird dort gearbeitet.

home office tipps

Ich bin eher kein Fan des „Büros im Bett“. Die Hersteller von Bedchill haben da jedoch andere Ansichten.

3. Hüten Sie sich vor Ablenkung – Zu Hause gibt es jede Menge unerwünschte Ablenkung. Der Geschirrspüler muss noch ausgeräumt werden, der Kühlschrank ist leer, der Wäschekorb voll, das Gartentürchen quietscht. Meine Empfehlung: Seien Sie stark und widerstehen Sie der Ablenkung! Und signalisieren Sie Ihren Mitbewohnern unmissverständlich: Ich arbeite! Also weisen Sie alle Anfragen, mal eben den Rasen zu mähen oder die undichte Dachrinne zu reparieren, weil Sie ja doch zu Hause sind, entschieden zurück.

4. Teilen Sie die Arbeit in kurze Abschnitte ein – Auch im Büro werden Sie oft unterbrochen, von Konferenzen bis zum Gespräch am Kaffeeautomaten, Mittagspausen und Anrufen von begeisterten growth hackers. Ablenkung schadet, Abwechslung hingegen tut gut! Wenn Sie zu Hause alle Mitbewohner freundlich gebeten haben, Sie ganz in Ruhe zu lassen (siehe Punkt 3), besteht die Gefahr, dass Sie zu lange ohne Pause arbeiten. Das klingt nach fantastischem Einsatz – Musik in den Ohren Ihres Chefs – ist aber nicht gut. Arbeiten Sie in Abschnitten von 45 bis 60 Minuten. Danach sollten Sie sich kurz entspannen, eine Tasse Kaffee holen oder mit dem Hund Gassi gehen. Diese Abwechslung kommt der Qualität, der Produktivität und Ihrem Rücken zugute.

5. Beginnen Sie den Tag mit einer guten Planung – So sehr Sie sich auch gegen Ablenkung wehren und Abwechslung in den Tag zu bringen versuchen, die Arbeit tut sich nicht von selbst. Im Büro hat der Tag meist eine deutlichere Struktur und einen strafferen Zeitplan. Deshalb sollten Sie morgens zuerst eine Tagesplanung erstellen. Fragen Sie sich, was Sie heute schaffen wollen, mit wem Sie sprechen wollen, welche Unterlagen Sie dafür benötigen, und so weiter. Machen Sie eine Übersicht, sodass Sie eine realistische Einschätzung der Zeit und des Aufwands vornehmen können. Wussten Sie übrigens, dass Sie vormittags aktiver und produktiver sind? Wenn das Planen Ihnen schwer fällt, machen Sie doch einmal den Kurs Time Management unseres Partners Goodhabitz. Sehr praktisch!

effizientes Home Office

Und auch hier gilt: Übung macht den Meister. Keine Sorge, Sie schaffen das. Lassen Sie sich vor allem durch die sich immer wieder ändernde Lage nicht entmutigen. Vorige Woche war ich noch der Einzige, der zu Hause arbeitete, jetzt sind meine Frau und die Kids auch hier. Deshalb habe ich heute Vormittag meine Social Media ausgeschaltet, das sorgt schon mal für viel weniger Ablenkung. Nur hin und wieder mache ich eine Pause und checke meine Accounts. Vorsicht übrigens: Snacken Sie nicht zu viel in den Pausen. Den ganzen Tag mit dem prall gefüllten Kühlschrank voller leckerer Dinge in der Nähe ist einfach lebensgefährlich!

Ich habe auch einige Tipps für Arbeitgeber, um ihnen in diesen schwierigen Zeiten eine Orientierung zu geben. Mit Möglichkeiten, das Arbeiten zu Hause zu organisieren und über die richtigen Tools, die man dafür verwenden kann. Für heute wünsche ich Ihnen allen viel Weisheit, Kraft und eine gehörige Portion Zusammengehörigkeitsgefühl.

Hier können Sie mehr über die Möglichkeiten zu Home Office mit Viadesk lesen.

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