Home Office, wie organisieren Sie das?

Hans Koekkoek · Digital Workplace Trends · 4 Monaten ago

Wie können Sie als Arbeitgeber das Arbeiten zu Hause möglichst gut organisieren? Gestern habe ich meine Tipps an Mitarbeiter adressiert, heute möchte ich mich an die Unternehmen wenden, die dafür die Voraussetzungen schaffen müssen. Ganz vereinfacht gesagt gilt: Geben Sie Ihren Mitarbeitern gute Anweisungen und clevere Tools mit.

home office organisieren

Mit der richtigen Technologie kann jeder zu Hause arbeiten

Mujibor de Graaf, CEO von Viadesk, lässt seine Mitarbeiter bereits seit über 20 Jahren regelmäßig zu Hause arbeiten. „Wir arbeiten oft digital zusammen, in den Niederlanden, aber auch grenzüberschreitend. Das Zusammengehörigkeitsgefühl ist meiner Ansicht nach dabei das Wichtigste. Jemand, der beispielsweise mehrere Tage pro Woche – oder generell – zu Hause arbeitet, muss trotzdem das Gefühl haben, Teil des Teams zu sein. Dieses Zusammengehörigkeitsgefühl fördert die Zusammenarbeit der Kollegen untereinander, auch wenn sie nicht im Büro sind“, so Mujibor de Graaf. Tipp: Lesen Sie das Interview mit Mujibor de Graaf über New Work in „Starkes Teamwork über Ländergrenzen hinweg“.

Home Office ist also für die Mitarbeiter von Viadesk ganz normal, doch unerfahrene Unternehmen kann das Coronavirus in eine schwierige Lage bringen. Meiner Ansicht nach sind zwei Aspekte ganz entscheidend:

> Sorgen Sie für gute Anweisungen. – Helfen Sie dem Mitarbeiter zu Hause mit der Erstellung einer Planung. Geben Sie Empfehlungen, damit Ihre Mitarbeiter produktiv sind, aber auch Teil des Teams bleiben. Halten Sie regelmäßig Rücksprache – online. Bleiben Sie miteinander in Verbindung, seien Sie für Fragen und Feedback erreichbar.

> Stellen Sie Ihren Mitarbeitern die richtigen digitalen Hilfsmittel bereit. – Dabei denke ich nicht an E-Mail, was bekanntermaßen äußerst ineffektiv ist. Setzen Sie clevere Technologien ein, mit der die Mitarbeiter leicht online Verbindung aufnehmen, sich absprechen und zusammenarbeiten können. Sorgen Sie vor allem dafür, dass alle die gleichen Tools verwenden, denn sonst verläuft die Kommunikation auf unterschiedlichen Frequenzen.

Welche Technologie brauche ich?

Beginnen Sie mit einer Bestandsaufnahme der bereits verfügbaren Tools und prüfen Sie, ob sie noch aktuell sind (machen Sie unbedingt diesen Test, um zu prüfen, ob alles ordnungsgemäß funktioniert). Erklären Sie dann allen Mitarbeitern, die Zuhause arbeiten, wie die Tools zu nutzen sind. Wenn Sie noch gar nichts geregelt haben oder gute Tools fehlen, listen Sie auf, was Sie brauchen. Da Zeit ein kritischer Faktor ist, sollten Sie kein langwieriges Kaufverfahren in die Wege leiten. Entscheiden Sie sich lieber für betriebsbereite Lösungen. Dies sind meist Cloud-Lösungen, die sich inzwischen bewährt haben und sofort einsetzbar sind.

5 wichtige Anhaltspunkte für die Vorbereitung von Home Office

1. Verbinden – Verbinden Sie Ihre Mitarbeiter miteinander. Das klingt logisch, ist aber nicht immer leicht umzusetzen. Alle Home Office Mitarbeiter müssen füreinander sichtbar sein. Sie müssen einander sofort finden können, um ihre täglichen Arbeiten zu erledigen. Ein Profil mit Foto, Namen, Abteilung, Funktion und Erfahrung ist dann praktisch. Vor allem der letzte Aspekt ist wichtig, wenn man beispielsweise Unterstützung bei einem Projekt sucht.

2. Zusammenarbeit in Gruppen – Effektivität ist hier das Zauberwort. Ziehen Sie sich online mit Ihren Kollegen in bestimmten Gruppen zurück, in denen Sie an einem Ort ungestört und übersichtlich arbeiten können und wo Sie alle Infos und Kommunikation finden. Hier sehen Sie, wann ein Gruppenmitglied etwas publiziert oder ein Dokument hochlädt. Von dieser Gruppe aus erhalten Sie jeden Morgen eine E-Mail mit Mitteilungen, die speziell für Sie bestimmt sind. Sehr praktisch!

3. Miteinander reden – Bleiben Sie im Gespräch, auch online. Jeder weiß, dass gute Kommunikation der Schlüssel für ein gesundes Unternehmen ist. Diese Kommunikation kann intern zwischen einzelnen Mitarbeitern, oder auf Team-, Projektgruppen-, Management- und Geschäftsführungsebene erfolgen. Und natürlich – wenn erwünscht – mit allen außerhalb dieser Gruppen. Geben Sie Ihren Mitarbeitern ein Tool, das sie privat schon gewohnt sind, mit dem sie liken, teilen und reagieren können. Vorzugsweise mit Chatfunktion. So wird die Software intuitiv genutzt.

4. Persönlich und relevant – Egal, wo Sie sich gerade befinden, Sie müssen 24/7 (geschützten) Zugang zu den für Sie relevanten Informationen, Unterlagen, Gruppen oder Kollegen haben. Gefiltert. Möglichst mit wenig allgemeinen Unternehmensnachrichten, die lenken nur ab.

5. Gut auffindbar – Die Plattform darf kein chaotisches Sammelbecken für allerlei Daten und Informationen werden. Vermeiden Sie dies unbedingt! Organisieren Sie Informationen und Dokumente, ordnen Sie sie logisch ein und machen Sie alles für die Home Office Mitarbeiter leicht auffindbar. Eine Suchfunktion ist unverzichtbar, möglichst mit einem Toll, das bis tief in die Dokumente hinein suchen kann. Wer nämlich nicht schnell findet, was er sucht, der gibt (leicht) auf!

Ein Social Intranet oder ein Digital Workplace ist eine ideale Plattform für das ortsunabhängige Arbeiten. Außerdem eignet es sich sowohl für das Unternehmen als auch für den Mitarbeiter zu Hause. Wenn Sie dann auch noch Ihre bevorzugte Funktionalität von Office 365 oder Sharepoint hinzufügen, ist das besonders praktisch. Falls Sie Online-Meetings organisieren möchten, nutzen Sie Tools wie Skype, Zoom, Go-to-Meeting, Adobe Connect oder Bluejeans.

Schulen und Büros geschlossen: Ortsunabhängiges Lernen

ortsunabhängig lernen e-learning

Nicht nur das Arbeiten, sondern auch das Lernen von zu Hause aus ist jetzt aktuell. Nach einem Beschluss der niederländischen Regierung sind alle weiterführenden Schulen vorerst bis zum 6. April geschlossen. Ähnlich sieht es auch in Deutschland aus. Es findet also in den Schulen kein Unterricht statt, doch die Schulen bieten ihren Schülern zu Hause den Unterrichtsstoff, wo möglich, auf digitalem Weg an. Viele Schulen haben das logischerweise noch nicht gut geregelt. Denn wie macht man das? In vielen Fällen erfolgt dies über Programme wie Magister/Classroom, in die das Material, das durchgearbeitet werden soll, eingestellt wird, zusammen mit den Aufgaben, die pro Woche abgegeben werden müssen. Für diese Aufgaben erhält der Schüler dann digital Feedback. Natürlich ist das nicht ideal, denn es fehlt die direkte Interaktion.

Unternehmen haben mit ähnlichen Herausforderungen zu kämpfen. Wie sorgt man dafür, dass die Mitarbeiter remote, also auf Abstand, weiterhin lernen? Der Markt bietet zahlreiche E-Learning Systeme mit sehr unterschiedlichen Funktionen und zu verschiedenen Preisen an. Mit einer E-Learning Plattform können Sie Schulungsaktivitäten online anbieten und verwalten. Über ein Administrationsmodul können Sie Kursteilnehmer hinzufügen und einladen, außerdem enthält die Plattform ein Prüfungssystem und bietet viele Content Möglichkeiten und direkte soziale Interaktion zwischen Trainern/Experten und Lernenden/Mitarbeitern. Gerne verweise ich Sie auf den Blog über E-Learning für Unternehmen.

Zum Schluss: Bleiben Sie sozial!

Wenn Sie sich nicht gerade selbst isolieren, darf Home Office nicht bedeuten, dass Sie das Haus nicht mehr verlassen oder dass Sie zwei Wochen lang niemanden sehen. Sorgen Sie dafür, dass Sie weiterhin Ihre sozialen Kontakte pflegen. Das kann ein kleines Schwätzchen mit der Nachbarin oder beim Bäcker sein – unbedingt tun! – auf geschäftlicher Ebene sollten Sie unbedingt weiterhin mit Ihrer Führungskraft, Ihren Kollegen oder Kunden sprechen. Seien Sie auch zu Hause Teil der Außenwelt. Die richtigen Tools können Ihnen dabei helfen.

Beim Schreiben dieses Blogs hat mich die Aktualität inzwischen eingeholt. Auch bei Viadesk haben wir beschlossen, das Büro vorläufig zu schließen und von zu Hause aus zu arbeiten. Eine vernünftige Entscheidung, wie ich meine. Heute Vormittag hatten wir gemeinsam eine digitale Konferenz, an der auch die Kollegen unseres Büros in Köln teilgenommen haben. Zusammen werden wir gute Vereinbarungen treffen, um uns gegenseitig nicht aus den Augen zu verlieren und alles daran zu setzen, für unsere Kunden da zu sein. Ich wünsche allen – ob im Home Office oder noch im Büro – viel Kraft und Gesundheit!

Hier können Sie mehr über die Möglichkeiten zu Home Office mit Viadesk lesen.