Der Mehrwert digitaler Kollaborationstools – Muss ein Intranet unbedingt social sein?

Sophia Schrömbges · Digital Workplace Trends · vor 6 Tagen

Dass Kollaborationstools ebenso wie neue Technologien, Big Data oder Künstliche Intelligenz die Strukturen am Arbeitsplatz verändern, ist nichts Neues. Für die Zusammenarbeit und Teamarbeit im Unternehmen sind Kollaborationstools jedoch zentral und gewinnen, auch mit Blick auf den Wettbewerb um Talent und Marktanteil, immer mehr an Bedeutung. Viele Begriffe umschreiben das Phänomen der sozialen Anwendungen innerhalb eines Unternehmens: Digital Workplace, Social Intranet, Social Collaboration Tools oder auch Enterprise Social Networks (ESN). Doch was steckt eigentlich hinter diesen Begriffen? Wieso sollten Sie und Ihr Unternehmen sich für solch eine Anwendung entscheiden? Erfahren Sie mehr über die Vor- und Nachteile der ESN und die Aspekte, die in der Forschung aufgegriffen werden.

Enterprise Social Networks

Was ist unter digitalen Kollaborationstools, dem Digital Workplace oder Social Intranets zu verstehen?

Im Grunde repräsentieren diese Begriffe ähnliche Konzepte. Der digitale Arbeitsplatz, oder auch Digital Workplace, ist ein Sammelbegriff für Online-Plattformen die Tools, Informationen, Netzwerke und Menschen verbinden, um von Ort und Zeit unabhängig arbeiten zu können. Social Intranets und Collaboration Tools stellen Anwendungen dar, die aufgrund ihrer Vernetzung und Verfügbarkeit von Informationen den Digital Workplace bilden.

Enterprise Social Networks in der Fachliteratur

Mehr und mehr beschäftigt sich die Fachliteratur mit sozialen Netzwerken im Unternehmen und dessen Auswirkungen. Hier werden zum Beispiel die Vorteile der Social Software für verbesserte Kommunikation, strukturiertere Zusammenarbeit oder die flexiblere Organisation diskutiert.

Ein anderer Aspekt des Phänomens ist die veränderte Kommunikationskultur im Unternehmen. Durch Web 2.0 ermöglichen Kollaborationstools ein neues Lebensgefühl innerhalb der Unternehmen, durch welches sich Mitarbeiter besser informiert fühlen, Entscheidungen nachvollziehen können und der rote Faden innerhalb einer Organisation sichtbarer wird.

Allerdings werden auch die Risiken und Hindernisse solcher Anwendungen beleuchtet. Diese wären unter anderem die Unsicherheit im Umgang mit den Tools, zurückbleibende Erwartungen der Nutzer, Skepsis gegenüber den neuen Tools und der Aufwand, diese vom Wert einer solchen Software zu überzeugen und so dessen Vorteile herbeizuführen. Bei der Einführung und Organisation der sozialen Netzwerke spielen also verschiedene Faktoren mit, wie die zentrale Rolle der Führungsebene und deren Vorbildfunktion, sowie der Führungsstil.

Betrachtet man dies objektiv, stellt sich also die Frage, ob die Vorteile sozialer Softwares, mit Blick auf den Aufwand, die Risiken und Einflüsse, zu rechtfertigen sind. Müssen unbedingt soziale Funktionen in einer Kooperationssoftware zur Verfügung gestellt werden?

Die Hürden der Enterprise Social Networks

Führt man ein ESN im Unternehmen ein, kann es viele Problemstellungen bergen, die oft durch die Nutzer selbst hervorgerufen werden. Häufig sind Mitarbeiter skeptisch gegenüber neuer Software. Dies gründet zum Beispiel in Sicherheitsbedenken und Unsicherheit beim Ablegen und Teilen von Daten, Wissen und (sensiblen) Informationen. Diese Einstellung hat häufig zur Folge, dass die Nutzer das ESN nicht akzeptieren, Wissen nicht geteilt wird und die Software an sich nicht genutzt wird.

Des Weiteren besteht die Gefahr, dass die Nutzer die ESNs zweckentfremden. Zum Beispiel indem Sie die falschen Gruppen und Seiten für das Teilen bestimmter Informationen verwenden und so Chaos entsteht. Hat das ESN also als Ziel eine Wissensdatenbank zu erstellen, wäre dieses Verhalten der Nutzer nicht zielführend, da durch falsch abgelegte Daten Verwirrung entsteht und das Wissen nicht abgerufen werden kann. Nutzer benötigen also klare Anweisungen, wie solche Tools zu nutzen sind.

Wussten Sie, dass Unternehmen in der IT Industrie die ausgereiftesten Kollaborationstools verwenden? Dicht gefolgt von der Chemie und Pharmaindustrie, sowie der Kommunikationsbranche. (German Social Collaboration Study)

Die Vorteile der Enterprise Social Networks

Der fehlende Austausch von Wissen hat tatsächliche Konsequenzen, da dieser wichtig ist, um wettbewerbsfähig zu bleiben. Eine funktionierende interne Kommunikation fördert indessen die Etablierung, Verteilung und Bewahrung von Wissen, wodurch im Gegenzug auch die Wettbewerbsfähigkeit gesteigert wird.

Ferner hilft das webbasierte Interagieren dabei, Zusammenarbeit und Teamspirit zu fördern. Praktische Beispiele hierfür sind zum Beispiel die Versionierung von Dokumente und Dateien, leichter Zugriff auf Informationen, einfaches Hochladen von Inhalten, Feedbackfunktionen, Chats, Kommentarfunktionen, sowie Cloud-Lösungen durch die alle Mitarbeiter jederzeit und jederorts auf die Tools zugreifen können.

Versionierung Viadesk

Beispiel eines überarbeiteten Dokuments im Social Intranet, bei dem ältere Versionen nachverfolgt werden können.

Wie sorgen Collaboration Tools konkret für Zusammenarbeit?

Wie die „German Social Collaboration Study“ herausfand, erhöhen ESNs die Vernetzung der Mitarbeiter untereinander: Sie wissen besser über die Expertise und Kontakte der Kollegen Bescheid, demzufolge der Wissensaustausch durch ESNs verbessert wird. Wissensmanagement, welches den Mitarbeitern einen schnellen und flexiblen Zugriff auf benötigte Informationen erlaubt, lässt diese informierter und zeitnah handeln.

Außerdem werden Silos durch ESNs aufgebrochen, da Teams, Departments und Mitarbeiter sich schnell und einfach miteinander austauschen können, wodurch der Informationsfluss innerhalb des Unternehmens verbessert wird. Dies hängt auch mit einer veränderten Unternehmenskultur in Bezug auf Kommunikation zusammen, welche durch die Kollaborationstools hervorgerufen wird. Dadurch sind die Mitarbeiter, laut der Studie, motivierter und fühlen sich neuen Herausforderungen mehr gewachsen. Diese erhöhte Zufriedenheit fördert die Bewahrung qualifizierter Fachkräfte. Durch die aufgehobene Isolierung innerhalb der Unternehmen, verbessert sich als Folge auch die interne Kommunikation.

Laut der German Social Collaboration Study dienen Social Collaboration Anwendungen den Unternehmen als Innovationsmotor, unter anderem da die Menschen im Unternehmen bis zu 30% effektiver durch eben diese Anwendungen arbeiten.

Doch werden hierfür die sozialen Funktionen benötigt?

Die sozialen Funktionen in Enterprise Social Networks sind häufig sehr vielfältig. Diese können ermöglichen Fragen zu stellen, zu kommentieren, zu interagieren, eine Suchfunktion zu nutzen, Experten zu finden oder Informationen zu teilen. All diese Punkte unterstützen und fördern die oben erwähnten Aspekte. Zum Beispiel kann ein Mitarbeiter in einer Frage nach Experten für ein gewisses Themengebiet suchen. So müssen nicht erst mehrere Kollegen nach möglichen Experten für eine bestimmte Frage angesprochen werden, sondern der Mitarbeiter kann diese selbstständig und schnell auffinden.

Mit dem Blick auf die Zukunft können Anwendungen und Tools, die ein Unternehmen intern nutzt, als Vorteil in der Akquirierung von Fachkräften und Nachwuchstalent dienen. Besonders jüngere Generationen erwarten einen digitalen Arbeitsplatz mit zeitgemäßen Anwendungen und Möglichkeiten sich einzubringen.

Für die Personalbeschaffung werden digitale Tools immer wichtiger. Mitarbeiter erwarten, dass eine bessere Vernetzung am Arbeitsplatz Ihnen eine verbesserte Work-Life-Balance bietet, mehr Spaß bei der Arbeit bringt, neue Ideen schneller verfolgen zu können und flexible auf Informationen zugreifen zu können. (German Social Collaboration Study)

Und was heißt das jetzt?

Für Sie und Ihr Unternehmen sind ESNs also relevant, um langfristig nicht abgehängt zu werden. Das liegt laut der German Collaboration Study einerseits daran, dass immer mehr Unternehmen Kooperationstools verwenden und den Digital Workplace etablieren, und so schneller Informationen austauschen, kommunizieren und Wissen teilen können. Anderseits sind immer mehr Teams auf verschiedene Standorte verteilt und Remote Work wird immer beliebter. Hierfür werden Anwendungen benötigt, die es den Mitarbeitern erlauben unabhängig von Ort und Zeit gemeinsam arbeiten zu können. Im Wettbewerb um Talent kann dies also ein entscheidender Faktor sein.

Vorteile und Nutzen einer Social Software sind nun deutlich geworden. Dennoch sollte man die Komplexität der Etablierung solcher Tools nicht unterschätzen. ESNs bieten viele Vorteile. Dennoch ist es entscheidend, dass Sie diese an die speziellen Bedürfnisse Ihres Unternehmens anpassen. Da eine solche Entscheidung folglich keine leichte ist, sollten Sie sich eingehend mit dem Thema beschäftigen und die Vor- und Nachteile im Kontext Ihres Unternehmens abwägen. Unter anderem rät die German Collaboration Study, eine Anwendung zu wählen, auf die mobil zugegriffen werden kann und einen hohen Grad der Usability aufweist.

Des Weiteren, sollten Sie einplanen, ein solches Tool gezielt in Ihrem Unternehmen zu etablieren und den Nutzen, den Zweck, sowie die Vorteile klar zu kommunizieren. Folglich haben soziale Funktionen in einer Unternehmenssoftware viel Potential, das nur darauf wartet, von Ihnen ausgeschöpft zu werden.

Quellen

Rossmann, A., Stei, G., & Besch, M. (2016). Enterprise Social Networks: Erfolgsfaktoren für die Einführung und Nutzung – Grundlagen, Praxislösungen, Fallbeispiele. https://doi.org/10.1007/978-3-658-12652-0

Rüffler K. (2014) Kulturveränderung durch Einführung von Social Media. In: Rogge C., Karabasz R. (eds) Social Media im Unternehmen – Ruhm oder Ruin. Springer Vieweg, Wiesbaden

Stei G., Rossmann A. (2018) Einfluss von Führung auf die Nutzung von Enterprise Social Networks. In: Keuper F., Schomann M., Sikora L., Wassef R. (eds) Disruption und Transformation Management. Springer Gabler, Wiesbaden.

Wilms, K., Brachten, F., Stieglitz, S. et al. Wissensaustausch in Unternehmen: Wahrnehmung von Enterprise Social Software als Tool für den Austausch von sicherheitsrelevantem Wissen. HMD 56, 94–108 (2019) doi:10.1365/s40702-018-00488-0


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