Eine Wissensdatenbank für Mitarbeiter aufbauen – Der Gedächtnispalast im Digital Workplace

Sophia Schrömbges · Digital Workplace Trends · vor 7 Monaten

Es gibt viele Methoden, um eine Wissensdatenbank aufbauen und erschaffen zu können. Und spätestens seitdem der britische Sender BBC mit der Serie „Sherlock“ einen großen Hit gelandet hat, ist der „Gedächtnispalast“ vielen Leuten ein Begriff. In verschiedenen Szenen wird veranschaulicht, wie der Meisterdetektiv Sherlock Holmes die große Menge an Wissen, die er sich aneignete, abrufbar macht. Verbindungen zwischen einzelnen Begriffen und Zusammenhängen werden visualisiert und lassen so nachvollziehen, wie Holmes zu seinen Schlüssen kommt. Doch ist diese Technik auch auf den Arbeitsalltag übertragbar?

Wissensdatenbank aufbauen

Ihren Ursprung hat die Methode des Gedächtnispalasts, oder auch Gedankenpalast, übrigens in der römischen und griechischen Rhetorik, die zum Ziel hatte sich komplexe Argumentationsstrukturen merken zu können. Heute wird diese Technik gebraucht, um Wissen aus dem Kopf abrufbar zu machen.

Der Gedächtnispalast – Wissen abrufbar machen

Der Zweck des Gedächtnispalasts ist es, durch Visualisierung und Ablage von Informationen in erdachten oder realen Räumen, Wissen in großen Mengen zu speichern und abzurufen. Durch das gedankliche Errichten von zusammenhängenden Räumen und das resultierende kategorische Ablegen von Informationen, ist es möglich, Zusammenhänge und übergreifende Informationen zu erfassen und diese schnell zu erschließen. Dies ist möglich, da die Informationen mit dem Lagerort verknüpft werden.

Ein Beispiel zum Merken von Passwörtern, ist die Ablage des Passworts in einem imaginären Safe. Hier kann es bei Bedarf „abgeholt“ werden, ohne dass der Besitzer es dauerhaft im Kopf haben muss.

Wie funktioniert die Methode „Gedächtnispalast“?

Zum Einstieg sollte man mit kleinen Räumen zu beginnen, um den Überblick nicht zu verlieren. Nach und nach können mehr Räume hinzugefügt werden, in denen mehr Wissen abgelegt werden kann, wodurch dann ein „Gedächtnispalast“ entsteht. Der Gedächtnispalast sollte immer wieder durchlaufen werden, damit das Gedächtnistraining auch dauerhaft gelingt.

Es wird argumentiert, dass die Methode des Gedächtnispalasts wenig alltagstauglich ist, da es für den regen Gebrauch zu Komplex sei. Dennoch gibt die räumliche Gestaltung des Wissens ein gutes Verständnis dafür, wie Wissen und Informationen gespeichert werden sollten. Es wird deutlich, dass durch Verknüpfung von Zusammenhängen und das Lagern an assoziativen Orten, Wissen schneller zugänglich ist.

Kann die Methode des Gedächtnispalasts auf das Aufbauen einer digitalen Wissensdatenbank angewandt werden?

Die Technik bietet zahlreiche Möglichkeiten der räumlichen und visuellen Gestaltung. Eine direkte Übertragung eines Gedächtnispalasts in den Digital Workplace wäre wohl reichlich aufwendig. Das Grundprinzip, große Mengen von Wissen durch Visualisierung, Zusammenhänge und kategorisches Ablegen abrufbar zu machen, ist jedoch durchaus eine sinnvolle Strategie. Betrachtet man das Verwalten von Wissen im Digital Workplace aus der Perspektive dieser Methode, ist es wichtig, Informationen logisch in Kategorien zu unterteilen, einfache Verknüpfungen herzustellen und allen Mitarbeitern die Möglichkeit zu geben, das Wissen ständig und unabhängig von Ort und Zeit abrufen zu können.

Wissensdatenbank aufbauen

Der Gedächtnispalast im Digital Workplace – Eine digitale Wissensdatenbank aufbauen

1. Ein Grundgerüst schaffen

Rekonstruieren Sie die Räume eines Gedankenpalasts in Form von Gruppen, Seiten oder Ordnern auf der von Ihnen verwendeten digitalen Plattform. Bevor Sie allerdings damit anfangen, sollten Sie sich überlegen, welche unterliegenden Strukturen Sinn ergeben. Wie viele „Haupträume“ benötigt werden, welchen Zweck sie jeweils erfüllen sollen und wie sie innerhalb strukturiert werden können. Hierbei ist Struktur das A & O. Man springt ja (normalerweise) auch nicht vom Dachboden in den Keller. Folglich sollten Ihre „Räume“ also so angelegt sein, dass sie logisch miteinander verbunden sind: Richten Sie Unterordner und -kategorien ein und Verknüpfen Sie Gruppen, Ordner oder Informationen, die Bezug aufeinander nehmen. Nun können die Nutzer beginnen, ihr Wissen und ihre Informationen kategorisch abzulegen.

2. Visualisieren Sie

Wissen lässt sich durch visuelle Mittel schneller verarbeiten und bleibt leichter im Gedächtnis. Die visuelle Gestaltung des Gedankenpalasts kann sich auch am Digital Workplace widerspiegeln. Sorgen Sie dafür, dass Wissen auch durch Bilder, Infografiken, Videos oder andere Medien vermittelt wird. So fällt es den Nutzern leichter, sich an diese zu erinnern und zu merken. Außerdem trägt die visuelle Gestaltung auch dazu bei, dass die Nutzer mehr Freude am Verwenden der Plattform haben und vermehrt interagieren.

3. Filter einrichten

Auch mit einem schier unbegrenzten Speicherplatz können im Digital Workplace zu viele Informationen abgelegt sein, die nicht relevant sind und so Verwirrung stiften können. Wenn Sie anfangen Wissen anzulegen, wägen Sie ab: Benötigen Sie wirklich alle Informationen, Dokumente und Details? Was ist im Grunde nur Ballast und Altlasten? Welche Informationen gibt es doppelt? Und wenn, wie kann eine Verbindung zwischen den verschiedenen Zusammenhängen hergestellt werden, sodass sie nicht mehrfach hinterlegt sind? Hierfür ist es auch nützlich, erstmal mit ein paar wenigen „Räumen“ zu beginnen. So ist es leichter Strukturen einzuführen, die nach und nach, bei Bedarf, erweitert werden können. Dies gilt auch für die Rechte, die die Nutzer haben. Am Anfang ist es sinnvoll, diese zu beschränken, sodass Nutzer zum Beispiel nur Inhalte lesen und kommentieren können. Je mehr die Nutzer mit dem digitalen Arbeitsplatz vertraut sind, desto mehr Rechte können sie erhalten und so Inhalte beisteuern, die Räume füllen und sinnvoll miteinander verknüpfen.

4. Schöpfen Sie all Ihr Potential aus

Nutzen Sie das Wissen aller Nutzer, um ein vielfältiges Repertoire an Informationen anzulegen und wichtige Zusammenhänge zu erkennen. Lassen Sie hierbei die Nutzer die Räume füllen, indem sie ihr individuelles Wissen einbringen. Achten Sie hierbei darauf, ihnen Anleitung zu geben, damit Strukturen eingehalten werden und kein Chaos entsteht. Nutzen Sie verschiedene Räume und Gebäude für verschiedene Zwecke. Zum Beispiel benötigt Wissenstraining andere Strukturen als Wissensspeicherung. Finden Sie eine Möglichkeit Schulungstools mit Ihren Wissensmanagementtools zu verbinden. Dies gibt den Nutzern die Möglichkeit einfach zwischen den Systemen zu wechseln und übergreifende Zusammenhänge schneller zu erfassen und ggf. zu dokumentieren.

5. Räumen Sie auf

… und führen Sie einen Frühjahrsputz durch. Wie im Gedächtnispalast auch, ist es notwendig Informationen und Wissen regelmäßig zu durchlaufen, um das Wissensmanagement zu optimieren. Die Inhalte und Strukturen müssen auf Aktualität und Richtigkeit geprüft werden. Hierzu gehört auch diese zu recyclen, zu überarbeiten, zu löschen oder zu updaten. Um dieses Verfahren zu erleichtern, können verschiedene Verantwortliche für unterschiedliche Themen festgelegt werden. Diese sind dann für ihre jeweiligen Bereiche und deren Inhalte zuständig. Sie sind die Experten, die sich in diesen „Räumlichkeiten“ auskennen.

Eine Wissensdatenbank im Digital Workplace aufbauen

Wie im echten Leben hilft es der Ordnung und Übersicht, dass Informationen dort aufbewahrt werden, wo sie hingehören. Das gilt auch im Digital Workplace. Die Methode des Gedächtnispalasts ist eine bewährte Technik, die Menschen hilft, sich Dinge zu merken und abrufbar zu machen. Durch Struktur, Suchfunktionen und Mobilität kommen die Nutzer zu jeder Zeit an das Wissen heran, das sie benötigen.

Durch klare Strukturen und das Erstellen von Verknüpfungen und Zusammenhängen, können Nutzer schneller an Wissen gelangen, da es logisch verbunden ist.

Die Metapher der Räume im Digital Workplace lässt nachvollziehen, wie wichtig eine klare Aufteilung und Trennung bestimmter Inhalte, aber auch deren Verknüpfung ist. Ohne Türen ist keiner der Räume betretbar, ohne Schränke und Schubladen würde Chaos herrschen.


Wie Sie bei Viadesk ganz einfach Dokumente hoch- und runterladen, sowie durch die Office 365 Integration bearbeiten können erfahren Sie hier:

zum Office365 Beitrag