Der digitale Arbeitsplatz und sein Schlüssel zum Erfolg

Sophia Schrömbges · Allgemein · vor 1 Woche

Hans Koekkoek ist Blogger, Autor und Business Developer aus Amsterdam. Er war in den 90er Jahren als Redakteur für diverse Fernsehsender wie NOS, ARD und ZDF tätig, hat einen der ersten gängigen europäischen Internet Anbieter „World Online“ mitentwickelt, bevor er eine beratende Funktion bei Viadesk annahm. Im folgenden Interview teilt er seine Gedanken über den digitalen Arbeitsplatz, die Geschichte von Viadesk und was die Marke aus dieser gelernt hat. Im Anschluss finden Sie seine „5 Erfolgsfaktoren für Ihr Social Intranet“.

Hans

Was sind Digital Workplace Solutions und warum sind sie relevant?

Im Grunde ist der „Digital Workplace“ nichts Neues. IBM benutzt diesen Begriff seit Anfang der 2000er. Wir entwickeln solche Lösungen auch schon seit 20 Jahren. Es ist so, dass die Branche sich in den letzten Jahren rapide verändert und nun langsam aufholt. „Digital Workplace“ ist ein Sammelbegriff, weshalb es schwierig sein kann, das Konzept in seiner Gänze zu erklären. Für uns stellen Digital Workplace Solutions eine Online-Plattform dar, die verschiedene Tools, Informationen und Menschen, mit verschiedenen Bedürfnissen und Funktionen, überall und zu jeder Zeit verbindet. Warum es relevant ist? Nun, am Ende des Tages sind die Menschen, die in den Organisationen arbeiten dieselben, die Zeit auf den Sozialen Medien verbringen und Digital Natives sind, die es gewohnt sind, innerhalb kürzester Zeit Zugang zu Informationen zu haben. Indem man Ihnen Tools in die Hand gibt, mit denen sie gewohnt sind umzugehen, steigert man deren Zufriedenheit und Produktivität. Das Unternehmen als Ganzes wird effizienter, da die Menschen ihr Wissen schnell teilen, flexibler arbeiten, Prozesse verbessern und vereinfachen können und alle benötigten Informationen praktisch auf einer Plattform haben. Jeder ist durch diese Lösungen eingebunden und hat jederzeit Zugriff, auch der Außendienstler, der auf der Jagd nach dem nächsten Deal durchs Hinterland fährt.

Welchen Herausforderungen steht die Branche des digitalen Arbeitsplatzes gegenüber?

Offensichtlich verändert die Digitalisierung die Art und Weise wie wir interagieren und arbeiten. Es wird ein hartes Stück Arbeit sich daran anzupassen und digitale Prozesse zu optimieren. Dies beinhaltet auch, mit der Geschwindigkeit der Digitalisierung Schritt zu halten und die Chancen, die sich bieten, zu sehen und zu nutzen, was ein entscheidender Faktor in der digitalen Welt ist. Ständig entstehen neue Jobs und auch die Künstliche Intelligenz verändert die Weise wie Software entwickelt wird. Außerdem verändern sich Kundenansprüche insofern, dass sie von unseren Tools erwarten, dass sie intuitiv und clever sind. Die Option der Personalisierung wird immer relevanter. Wenn sie ein Produkt nicht schnell verstehen, hat man schon verloren. Letztendlich gehe ich davon aus, dass wir das Büro als solches eigentlich gar nicht mehr brauchen. Ich meine, natürlich brauchen wir es, aber nicht unbedingt um zu Arbeiten. Dies ermöglicht die 24/7 Economy, in der die Menschen arbeiten können wie und wann sie wollen. Sie können ihre eigenen Geräte benutzen, im Zug arbeiten oder am Strand, wenn sie denn wollten. Für uns ist die Herausforderung immer einen Schritt voraus zu sein und zu wissen wie die Menschen arbeiten und deren Bedürfnisse zu kennen. Denn wenn wir das nicht tun, können wir nichts für sie entwickeln. Auch wenn unsere Welt sich schneller und schneller verändert und ständig neue Tools veröffentlicht werden, bleibt unser grundlegendes Prinzip dasselbe: Menschen zu verbinden.

Viadesk bietet seine Produkte und Services bereits seit über 20 Jahren an. Wie hat sich das Social Intranet des Unternehmens über die Jahre hinweg verändert?

Als die Menschen in den 90er Jahren anfingen online zu gehen, waren unsere Gründer Marc und Mujibor unter den First Movers, die die Möglichkeit gesehen haben Menschen zu verbinden und deren Probleme zu lösen. Im Grunde genommen war Viadesk am Anfang eine Studentenplattform, um gemeinsam an Hausarbeiten arbeiten zu können oder in kleinen Gruppen zu kooperieren – von zuhause aus. Das Ganze hat also wirklich klein auf einer mehr oder weniger persönlichen Ebene begonnen, von einem Studenten für den anderen. Später haben sie realisiert, dass das was sie bereits im kleinen Maßstab machten, auch für größere Dimensionen funktionieren könnte, indem man größere Gruppen verbindet, die dieselben Interessen, Ziele oder Werte haben. Deshalb haben sie angefangen sich auf Unternehmen zu spezialisieren und sie mit Tools auszustatten, mit denen sie cleverer und flexibler auf einer digitalen Plattform arbeiten können, welche sie mit vielen tollen Dingen versorgt. Von da an hat es sich offensichtlich zu dem entwickelt was es heute ist. So um 2010 rum haben wir mehr und mehr soziale Komponenten hinzugefügt, die sich an den klassischen sozialen Medien orientieren. Es hat sich zu einer Plattform entwickelt, in der die Menschen tatsächlich arbeiten – es ist deren großes Büro. Der Schlüssel zur Entwicklung Viadesks, und später auch unserer anderen Tools, liegt darin, dass es aufgrund von echten Bedürfnissen und Chancen weiterentwickelt wurde. Und immer noch ist unser Grundprinzip dasselbe: Menschen verbinden, indem wir ihnen die Tools geben ihre Fähigkeiten und Kompetenzen auszubauen, sowie wertvolle Erfahrungen zu sammeln. Am Ende des Tages ist es wichtig, dass sie das Gefühl haben etwas erreicht zu haben: für sich selbst, als auch für die Menschen, mit denen sie arbeiten. Da hat jeder was von!

Teaser Erfolgsfaktoren

Wie haben die Viadesk-Kunden von diesem Service profitiert?

Ich denke, dass deren Nutzen vor allem in der Flexibilität und der gleichzeitigen schnellen Implementierung unserer Lösungen liegt. Zum Beispiel haben wir eine Plattform für über 13.000 Hausärzte eingerichtet. Damals hatten sie zwar schon ein Tool, aber es war veraltet, und kompliziert zu nutzen und einzurichten. Alles in allem hat es sie zu viel Zeit gekostet sich mit der Technologie dahinter zu befassen. Da diese Ärzte stets sehr beschäftigt sind, haben sie kaum Zeit, Kollegen zu konsultieren oder Meinungen auszutauschen, weshalb sie dringend eine neue Plattform benötigten, um Wissen und Informationen miteinander zu teilen. Unser Tool ist im Grunde vorgefertigt, es hat eine nachweisbare Erfolgsbilanz mit vielen praktischen Beispielen und die Hausärzte mussten sich um Themen wie Sicherheit, Datenschutz oder Aktualität der Plattform nicht kümmern, weil wir das alles übernehmen. Ein anderer Vorteil unserer Lösung für die Hausärzte, waren die vielfältigen Möglichkeiten, die unser Social Intranet verschafft: es ist möglich Informationen abzurufen, zu kooperieren, Projekte zu planen und umzusetzen, sowie eine Community aufzubauen. Zusammenfassend würde ich sagen, dass der Hauptnutzen in der Flexibilität, dem schnellen Setup, der Sicherheit, den vielen Möglichen und unserer Erfahrung liegt. Ach ja, durch unsere Lösung war es den Ärzten möglich die Nummer der Reaktionen im Vergleich mit dem alten System um ungefähr 29% und die Erstellung von Content um die 59% zu steigern.

Was ist aus deiner Erfahrung heraus das, was Kunden am meisten an Viadesk schätzen?

Ich würde sagen, dass sie nicht nur schätzen, dass wir unsere Tools ständig weiterentwickeln, verbessern und personalisieren, sondern auch, dass wir wirklich wissen, wie man sie am besten benutzt und das meiste aus den Tools herausholt. Durch 20 Jahre Erfahrung verstehen wir, wie Communities funktionieren und wie man solche Plattformen auf die richtige Art und Weise benutzt. Wir kümmern uns um die Implementierung und Einführung und informieren unsere Kunden persönlich darüber, wie sie die Plattformen benutzen können und mit anderen Anwendungen verbinden können. So ist es möglich, dass die Kunden nach und nach unsere Tools selbstständig einrichten können, was unsere Lösungen sehr vielseitig einsetzbar macht. Es ist das all-round Packet der Technologie, Sicherheit, Wissen und Zuverlässigkeit, welches unsere Kunden schätzen und vertrauen. Nicht zu vergessen die persönliche Kommunikation mit unseren Leuten, auf die wir Wert legen.

Und was hat Viadesk von seinen Kunden gelernt?

Durch die Jahre ständiger Entwicklung, haben wir viel von unseren Kunden gelernt, insbesondere was deren Bedürfnisse und Wünsche angeht. Wir haben eine große Spannbreite an Kunden, zum Beispiel Kommunen, NGOs oder kommerzielle Unternehmen, die alle unterschiedliche Bedürfnisse haben. Es war nicht nur eine Chance, nein es war eine Notwendigkeit mehr über die verschiedenen Arbeitsweisen und deren Bedürfnisse zu lernen. Es war wichtig nicht nur Probleme anzugehen, sondern auch immer einen Blick nach vorne gerichtet zu haben. Was sind deren eigentliche Ambitionen und Ziele? Worum geht es in ihren Unternehmen? Wie arbeiten sie? Wer ist alles involviert? Was ist der Zweck? Wie wird es sich in Zukunft entwickeln? Wir haben gelernt den Leuten zuzuhören und die Einblicke in unsere Tools mit einfließen zu lassen. Unser Social Intranet gibt es seit vielen Jahren, aber es wurde ständig an die sich verändernden Bedürfnisse und Verhaltensweisen angepasst. Und wir haben gelernt, dass ein Tool alleine nicht ausreicht. Also haben wir auch andere Anwendungen für den Digital Workplace, Coursepath und Collegia, entwickelt, die sich mit dem Lernprozess innerhalb eines Unternehmens beschäftigen.

Letztlich versuchen wir immer, uns auf die Essenz der Kundenwünsche und Ziele zu fokussieren, um so eine neue Funktionalität zu entwickeln, die ein weitgreifenderes Problem löst und so dazu beiträgt, die Ziele mehrerer Kunden gleichzeitig zu erreichen. Wir haben die Fähigkeit entwickelt Prioritäten zu setzen und gleichzeitig jeden miteinzubeziehen. Ohne Ausnahmen. Denn wir möchten Lösungen anbieten, die für jeden zugänglich sind. Im Grunde lernen wir immer noch jeden Tag von unseren Kunden, indem wir ständig neue Sichtweisen auf unsere Produkte erlangen, neue Funktionalitäten entwickeln und auch uns selbst aus einem anderen Blickwinkel betrachten lernen.

Könntest du noch einmal zusammenfassen, was die Schlüsselerfahrungen im Bezug auf den digitalen Arbeitsplatz sind, die Viadesk gesammelt hat?

Wir haben durch die letzten 20 Jahre gelernt, dass Digital Workplace Solutions für uns Inklusivität bedeutet. Also alle zum Beteiligen zu bewegen, Zugriff auf Informationen zu haben und sich weiterzuentwickeln. Denn während all der Jahre war dies der Kern, um den es maßgeblich ging. Wir haben gelernt die richtigen Fragen über den Zweck eines Tools der den Kunden vorschwebt zu stellen, sowie über ihre generellen Ambitionen und Probleme. Wir haben mehr über die verschiedenen Interessen innerhalb einer Organisation gelernt, mit denen unsere Tools zu tun haben. Wir lernen ständig über die speziellen Anforderungen der Unternehmen, wir hören ihnen zu und wir entwickeln unsere Tools gemeinsam mit ihnen. Unterm Strich versuchen wir immer auf neue Weisen zu denken und vorauszuplanen – immer ein Schritt nach dem nächsten. Unser Unternehmen hat am Anfang lediglich kleinformatige Plattformen angeboten und hat sich nach und nach zu etwas Komplexeren entwickelt, während unser Grundprinzip stets dasselbe blieb. Nur die Nuancen haben sich verändert.

Was würdest Du den Kunden empfehlen, um einen Digital Workplace erfolgreich einzuführen?

Ein effizienter digitaler Arbeitsplatz beginnt mit dem richtigen Mindset. Für Kunden, die ihren eigenen Digital Workplace umsetzen möchten, würde ich fünf Komponenten ans Herz legen, die wir vor einer Weile erarbeitet haben:

Erfolgsfaktoren

Was Sie auch interessieren könnte…