Rückkehr ins Büro mit Corona-Vorkehrungen

Schritt für Schritt schreitet unsere Rückkehr ins Büro voran. Obwohl das Arbeiten von zu Hause aus immer noch der Ratschlag ist, zeichnet sich immer mehr eine “hybride” Arbeitssituation ab. Hier arbeiten Sie teils zu Hause und teils im Büro, in einer Arbeitsumgebung, die so sicher wie möglich ist. Bei Viadesk haben wir auch die notwendigen Vorkehrungen getroffen, um den Gesundheitsschutz am Arbeitsplatz zu bewerkstelligen, z. B. indem wir die Anzahl der Mitarbeiter im Büro begrenzt und Vorkehrungen zur Verbesserung der Hygiene getroffen haben. Aber wie können Sie das am besten selbst in Angriff nehmen? Wir teilen gerne unsere Erfahrungen.

Die Regierung will unsere Gesundheit, unsere Arbeitsplätze und unser Einkommen schützen. Um dies zu gewährleisten, hat sie eine Reihe von Maßnahmen ergriffen. Diese Regeln spiegeln nicht nur die Beschränkungen wider, sondern geben (insbesondere für Arbeitgeber) auch Antworten darauf, wie mit dieser Situation umzugehen ist. Die Frage, die ich heute beantworten möchte, lautet: Wie können Arbeitgeber eine wirklich sichere Bürosituation schaffen? Ist das überhaupt möglich? Es wird erwartet, dass die Beschränkungen Schritt für Schritt abgebaut werden, aber wir werden sicherlich noch eine ganze Weile an den restriktiven Maßnahmen festhalten, bei denen die physische Sicherheit die Norm ist.

Corona-sicher. Gibt es das?

Sie werden es nie ganz und gar sicher bekommen, das ist nur möglich, wenn Sie in vollständiger Quarantäne bleiben. Aber wie macht man das dann? Wie geben Sie Ihren Mitarbeitern eine sichere Umgebung, in der sie ihre Arbeit “normal” aufnehmen können? Die Anpassung der Büroumgebung ist eine offensichtliche Lösung. Und das ist ziemlich realistisch, das kann ich aus eigener Erfahrung sagen. In unserem Büro haben wir verschiedene Maßnahmen ergriffen, um in naher Zukunft wieder langsam anzufangen. Weiter unten in diesem Beitrag möchte ich Ihnen einen Einblick geben, wie wir das angegangen sind.

Es gibt mehrere Möglichkeiten, Ihr Büro Corona-sicher zu gestalten. Wie gesagt, man wird nie zu 100 % erfolgreich sein, aber mit den folgenden Tipps sind Sie auf jeden Fall auf dem richtigen Weg. Dank hierfür an Pim Bressers von HEVO (Beratungs- und Gebäudemanagement-Organisation), der als Experte auf diesem Gebiet angesehen werden kann. Ich fasse seine Tipps kurz zusammen, ergänzt durch die Maßnahmen, die wir bei Viadesk in Amsterdam und Köln ergriffen haben:

1. Halten Sie sich an die bekannten Corona-Regeln. Halten Sie Abstand. 1,5 Meter auch im Büro. Waschen Sie sich regelmäßig die Hände, niesen Sie in den Ellbogen, schütteln Sie nicht die Hände. Und bleiben Sie zu Hause, wenn Sie sich krank fühlen.


2. Desinfektion. Dies wird eine Herausforderung sein. Denken Sie an Aufzugstasten, Besprechungsräume, Türgriffe, Kaffeemaschinen. Nur die Hände regelmäßig zu waschen, scheint hier nicht genug zu sein. Stellen Sie ein “persönliches Desinfektionskit” zur Verfügung und legen Sie es auf die Schreibtische der Mitarbeiter, was wir bei Viadesk tun. Wir haben sogar eine “Hygienesäule”, wo jeder seine Hände desinfizieren kann. Praktisch für Besucher! Stellen Sie auch Wischtücher an “öffentlicheren” Orten zur Verfügung, z. B. an der Kaffeemaschine und unserer sehr beliebten Keksdose.


3. Hygiene. Dies stimmt mit meinem vorherigen Punkt überein. Sorgen Sie dafür, dass es sauber ist! Wir haben die Reinigungsfirma gebeten, das Büro zweimal pro Woche sauber zu halten. Wie bereits erwähnt, gibt es an mehreren Stellen Wischtücher und es ist weiteres Hygienematerial erhältlich. Bildschirm, Maus, Tastatur und Festnetztelefon werden am Ende des Tages vom Mitarbeiter gereinigt. Nach der Nutzung eines Besprechungsraums wird dieser von dem betreffenden Mitarbeiter gereinigt, einschließlich des Festnetztelefons und der Fernbedienungen.


4. Routenplaner. Abhängig von der Form Ihres Gebäudes oder Ihrer Büroräume kann es nützlich sein, eine Art Routenplaner zu erstellen. Bestimmen Sie die Laufrichtung (Einbahnverkehr) und vermeiden Sie Engstellen.


5. Der Arbeitsplatz. Schreibtische auseinander schieben. Wenn Sie das nicht können, können Sie Plexiglas verwenden. Die größte Herausforderung liegt wohl in den Flexplätzen, die immer von anderen Menschen besetzt sind. Es ist unmöglich, sie den ganzen Tag lang dekontaminiert zu halten. Ein Tipp ist die Verwendung von Tischsets, die mitgenommen werden, wenn Sie den Schreibtisch verlassen. Aber auch hier gilt: Jeder reinigt seinen Arbeitsplatz am Ende des Arbeitstages mit den Desinfektionstüchern.

Ich habe bereits eine andere Lösung erwähnt, nämlich die Maximierung Ihrer Bürobelegung. Bei Viadesk arrangieren wir dies mit der so genannten “Anwesenheitsübersicht”, einem Zeitplan, auf dem jeder sehen kann, wann er oder sie ins Büro kommen darf. Achten Sie darauf, wen Sie wann einlassen, was möglicherweise für Marketingkollegen nützlich ist, damit sie gleichzeitig arbeiten können, und passen Sie die Anzahl der Bürotage an den Umfang der Beschäftigung an. Bei uns verbringen Kollegen mit einem Vollzeitarbeitsvertrag mehr Tage im Büro als Teilzeitkollegen.


6. Meetings. Das ist ein harter Brocken! Schließlich hat man es immer wieder mit diesen 1,5 Metern zu tun. Deshalb treffen wir uns entweder in einem kleinen Rahmen oder wie bisher online. Wir haben einfach eine Reihe von Stühlen in den Sitzungsräumen entfernt. Das lässt nichts zu wünschen übrig.


7. Mittagessen. Der überfüllten Kantine kann vorgebeugt werden, indem die Leute zu getrennten Zeiten zu Mittag essen oder eine Pause machen können. Oder essen Sie Ihr Sandwich am Schreibtisch und machen Sie dann einen Spaziergang draußen, was unnötigen “Bertrieb” auf den Korridoren und in der geschäftigen Kantine vermeidet. Ich selbst kann es kaum erwarten, im Sandwichladen Kinders an der Westerstraat ein weiteres leckeres Sandwich Bolgeri zu bekommen!

Wie Sie Ihre Mitarbeiter informieren

Angenommen, Sie haben all dies arrangiert, dann wartet die letzte Herausforderung auf Sie: Wie sage ich es meinen Mitarbeitern? Natürlich kann dies per E-Mail geschehen, aber es ist nicht wirklich praktisch. Es ist praktischer, einen zentralen Ort zu finden, an dem man sich täglich trifft. Bei uns ist das logischerweise das Viadesk Social Intranet, ideal, um zentral mit allen zu kommunizieren, auch wenn sie von zu Hause aus arbeiten! Außerdem erhält jeder eine Benachrichtigung in seiner Mailbox. Wenn Sie noch nicht über eine digitale Plattform oder ein Social Intranet verfügen, aber beispielsweise in Ihrem Büro, Flur oder Ihrer Kantine Bildschirme/Anzeigen haben: Verwenden Sie Digital Signage, um Ihre Botschaft zu verbreiten. Noch besser, wenn Sie dies kombinieren können (Social Intranet mit Digital Signage-Integration), etwas, das wir jetzt in Zusammenarbeit mit unserem Partner Easyscreen anbieten können.

Wie auch immer, viel Glück! Und wenn Sie spezielle Fragen zur Bürogestaltung haben, wenden Sie sich an Pim. Ich stelle Ihnen gerne Informationen über die digitale Arbeitswelt zur Verfügung.