8 nützliche Tipps zur Verbesserung der internen Kommunikation in Ihrem Unternehmen

Sophia Schrömbges · Tipps & Tricks · vor 3 Monaten

Die Kollegen sind schwer zu erreichen und Dokumente sind nicht auffindbar. Kommt Ihnen das bekannt vor? Eigentlich wollen Sie das verbessern, aber irgendwie steht dieses Thema nie ganz oben auf der To-Do-Liste. Das ist völlig verständlich und viele Unternehmen kämpfen mit dem gleichen Problem. Nur ein Beispiel: Was oft vergessen wird, ist, dass derselbe Autohersteller mit besserer interner Kommunikation vielleicht noch innovativer ist und damit noch mehr Autos verkaufen kann. Wenn sich die interne Kommunikation verbessert, haben die Mitarbeiter die Möglichkeit, mit dem Unternehmen mitzudenken, was zu neuen Ideen führen kann. Ein schöner Nebeneffekt ist, dass dies auch die Organisationskultur fördert. Untersuchungen haben gezeigt, dass dies die Produktivität der Mitarbeiter um bis zu 40% steigern kann. In diesem Artikel geben wir Ihnen acht Tipps, wie Sie die interne Kommunikation in Ihrem Unternehmen verbessern können.

Interne Kommunikation

Da „Verbesserung der internen Kommunikation“ ein weit gefasstes Konzept ist, scheint dies ein sehr komplexer Prozess zu sein. Kommunikation, Personalwesen, IT und Management – diese vier Abteilungen müssen eng zusammenarbeiten. Sie werden feststellen, dass viel Geduld und die Fähigkeit, sich gegenseitig zuzuhören, erforderlich sind. Seit mehr als 20 Jahren hilft Viadesk Unternehmen bei solchen Fragen. Nachdem wir die Möglichkeit hatten, einen Blick hinter die Kulissen zu werfen und mit all diesen Unternehmen zu sprechen, entstand eine erfolgreiche digitale Plattform, auf der die Mitarbeiter und das Unternehmen praktisch und wertvoll zusammenarbeiten und miteinander kommunizieren.

Wir haben unsere Top 8 Ergebnisse für Organisationen aufgelistet, die ihre interne Kommunikation verbessern wollen und bereit für den nächsten Schritt sind. Mit Viadesk Social Intranet steht Ihnen ein Werkzeug zur Verfügung, das zu dieser Aufgabe beiträgt.

1. Die aktuelle Situation

Der erste Tipp bezieht sich auf die strategische Ebene zur Verbesserung der internen Kommunikation. Wie bei jeder größeren Entscheidung ist es wichtig, zunächst die aktuelle Situation der Organisation richtig zu bestimmen. Stellen Sie sich die Frage: „Wie geht es uns jetzt?“, und schreiben Sie dann die Antwort auf. Auf diese Weise werden die Stärken und vor allem die Schwächen deutlich.

Nachdem die Stärken und Schwächen in der internen Kommunikation innerhalb der Organisation definiert sind, müssen noch drei weitere Fragen beantwortet werden:

  • Wo geht die interne Kommunikation schief?
  • Wo können wir uns verbessern?
  • Wie sehen wir die interne Kommunikation in der Zukunft?

Durch die Beantwortung dieser Fragen schaffen Sie ein Idealbild davon, wie die interne Kommunikation aussehen soll. Damit geben Sie Ihrer Organisation das Ziel, das sie verfolgen muss. Darüber hinaus liefert die Antwort auf diese Fragen eine Basismessung. Veränderungen lassen sich damit in der Zukunft vergleichen.

2. #daretoask

Eine digitale Plattform ist schön, aber wenn niemand sie benutzt, gibt es immer noch keine Verbesserung und man kommt nicht weiter. Die Menschen in Ihrer Organisation müssen anfangen, die Plattform zu nutzen. Wie erreichen Sie das? Nehmen Sie sich selbst als Beispiel. Was sind Ihre Gründe für die Verwendung bestimmter Tools? Wahrscheinlich verwenden Sie selbst ein Werkzeug, wenn es einen gewissen Mehrwert bietet. Das kann sein, dass es Spaß macht, oder vielleicht ist es sehr bequem und einfach zu bedienen. Für die Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen wird das nicht anders sein.

Das bedeutet, dass es wichtig ist, herauszufinden, was die Mitarbeiter für unterhaltsam, nützlich oder bequem halten. Wenn die interne Plattform daran angepasst wird, wird sie für die Benutzer viel attraktiver. Die Recherche ist also der nächste Schritt. Schicken Sie allen eine E-Mail mit einem kurzen Fragebogen, wie sie über Inhalte, Funktionalitäten oder Dokumentationen denken. Eine Frage, die gestellt werden kann, ist:

Feedback

Die Einbindung der Mitarbeiter in diesen Prozess ist ein großer Vorteil, aber auch der Mitarbeiter schätzt diese Art der Aufmerksamkeit. Untersuchungen haben gezeigt, dass 47% der Mitarbeiter nie gefragt werden, wie sie ihre Arbeitserfahrung verbessern können. Dies zeigt, wie wenig die Mitarbeiter angehört werden. Das ist ziemlich merkwürdig, wenn man erkennt, dass dies die Menschen sind, an die die Umstände und Arbeitsbedingungen angepasst werden müssen. Schließlich führt dies zu produktiveren Mitarbeitern.

3. Das Gespräch beginnen

Nach und nach wird die Top-Down-Kommunikation ein wenig altmodisch, denn nicht nur das Management, sondern auch die Mitarbeiter wollen heute gehört werden. Und das Schöne ist, dass die Technik dafür sehr gut geeignet ist. Zum Beispiel: Teilen und Reagieren – ähnlich wie bei den bekannten Social Media findet man die gleiche Art von Interaktionen innerhalb eines Social Intranets. Dokumente, Nachrichten oder ein Foto von einem Firmenevent: Auf jedes dieser Updates kann reagiert werden. Das gibt dem Unternehmen ein transparentes Erscheinungsbild. Auch der Mitarbeiter erhält eine Stimme. So ist es zum Beispiel möglich, dass jeder im Unternehmen eine Umfrage startet oder nach Meinungen zu bestimmten Themen fragt.

Einige Starbucks-Mitarbeiter diskutierten zum Beispiel ein neues Produkt in ihrem Social Intranet. Dies wurde vom Marketing-Team aufgegriffen. Nach einigen Recherchen konnte das neue Produkt innerhalb von 24 Stunden in Gebrauch genommen werden. Ideen von Mitarbeitern wurden vorher nicht aufgegriffen. Außerdem dauerte der Prozess der Einführung eines neuen Produkts zuvor Monate. Die Starbucks-Plattform bietet daher in mehreren Bereichen Vorteile.

4. Schreiben Sie ein monatliches Update der Geschäftsführung

Kommunikation von oben nach unten ist keine Sünde. Bevor es bessere digitale Möglichkeiten gab, hat sich dieser Kommunikationsfluss wirklich bewährt. Man muss ihn also nicht radikal ändern, sondern einfach soziale Elemente wie die Fähigkeit, sofort zu reagieren, hinzufügen. Schreiben Sie zum Beispiel eine monatliche Kolumne oder ein Update des Managements. Das schafft Verbundenheit. Außerdem gibt es dem Management ein Gesicht, das eine menschliche Seite zeigt. Solche Aktualisierungen schaffen auch Transparenz darüber, was die Organisation tut und ermöglichen es, Erfolge zu teilen. Das schafft das Gefühl, dass jeder im Unternehmen zum Ergebnis beigetragen hat. Aber denken Sie daran: Wenn Sie zustimmen, ein monatliches Update zu senden, seien Sie konsequent. Wenn das Management sein Versprechen hält, geht es mit gutem Beispiel für die Mitarbeiter voran.

5. Keine veralteten Dokumente mehr

Zur Verbesserung der internen Kommunikation gehört auch eine bessere, schnellere, effektivere und effizientere Zusammenarbeit zwischen den Mitarbeitern. Diese vier Elemente bedeuten, dass die Menschen einen wesentlich produktiveren Arbeitstag haben. Wenn Sie sich für eine digitale Plattform entscheiden, wählen Sie eine mit Versionsmanagement. Nichts ist ärgerlicher als das Arbeiten in veralteten Dokumenten. Wenn Ihr Social Intranet über eine Versionsverwaltung verfügt, arbeiten Sie immer mit der aktuellsten Version von Dokumenten. Doppelarbeit gehört damit der Vergangenheit an.

6. Arbeiten in Gruppen

Durch die Verschiebung des Arbeitsweges ist die Wahrscheinlichkeit geringer, dass Kollegen gemeinsam in einem Büro arbeiten. Wenn es schwierig ist, physisch zusammen zu arbeiten, was ist dann eine gute Alternative? Sie haben es vielleicht schon erraten… die Zusammenarbeit in einer digitalen Umgebung. Erstellen Sie eine Gruppe für jedes Team in Ihrer Organisation. Auf diese Weise können alle unabhängig von Zeit und Ort zusammenarbeiten. Natürlich kommt es oft vor, dass Menschen zwischen mehreren Teams oder Standorten zusammenarbeiten. Geben Sie auch ihnen die Möglichkeit, ihre eigenen Gruppen zu erstellen.

Gruppen müssen nicht unbedingt an ein Team oder einen Standort gebunden sein. Die kanadische Firma Hootsuite (sie entwickeln eine Social Media Management Plattform) hat innerhalb ihres Social Intranets eine Reihe von bemerkenswerten Gruppen. Zum Beispiel hat das Unternehmen eine Gruppe, in der personelle Veränderungen gemeinsam durchgeführt werden. Neuigkeiten über Beförderungen, neue oder ausscheidende Kollegen werden hier geteilt, so dass alle sofort informiert werden. Das kanadische Unternehmen hat auch eine so genannte „Shout-Out“-Gruppe. Hier werden nur positive Nachrichten ausgetauscht. Diese Gruppe ist eingerichtet, um die Unternehmenskultur zu fördern.

7. Einrichtung einer Testgruppe

Eine Testgruppe kann Sie davon abhalten, große Fehler zu machen. Wenn Sie eine neue Funktionalität implementieren, macht es nur Sinn, wenn sie reibungslos funktioniert. Testen Sie mit einer kleinen Gruppe von Benutzern, ob sie mit der Gruppenstruktur einverstanden sind und bilden Sie klar nach Themen gegliederte Gruppen. Auf diese Weise können Sie auch testen, ob sich die Zielgruppe mit den von Ihnen geposteten Inhalten identifizieren kann. Sollte dies nicht der Fall sein, können Sie dies ändern, bevor die Struktur des Social Intranets für alle sichtbar wird. Ist die Testgruppe von den Umsetzungen begeistert? Es besteht eine gute Chance, dass es auch bei den restlichen Mitarbeitern ein Erfolg wird!

8. Feedback einholen

Die digitale Plattform ist live und die Mitarbeiter beginnen, sie zu nutzen. Gut gemacht! Aber Sie sind noch nicht fertig. Ein Social Intranet wird immer Aufmerksamkeit benötigen. In dieser Phase ist es wichtig, dass jeder im Unternehmen die Plattform nutzt. Darüber hinaus wird die Plattform (ganz am Anfang) weiterhin funktionale Verbesserungen haben.

Welche funktionellen Verbesserungen sind das? Eine gute Frage, die man sich im neuen Social Intranet stellen sollte! Bitten Sie die Benutzer um Feedback. Nutzen Sie das Wissen aller Ihrer Kollegen, um das Social Intranet optimal zu nutzen. So können Sie von beiden Seiten direkt kommunizieren und die Plattform richtig nutzen.

Kommunikationsstrategie

Kurz gesagt, die Moral der Geschichte ist es, eine Plattform zu schaffen, die Spaß macht und bequem zu bedienen ist. Fragen Sie die Mitarbeiter, wie sie ein Social Intranet sehen, kombinieren Sie ihre Wünsche mit den Zielen, die Sie im Auge haben. Schaffen Sie ein Umfeld, in dem alle Beteiligten die Freiheit haben, sich am Gespräch zu beteiligen. Die Technologie bietet die Möglichkeit der Zwei-Wege-Kommunikation. Wenn Sie all die oben genannten Dinge tun, wird Ihre interne Kommunikation einen Schub erhalten. Sie sind an der Reihe!


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